In mã vạch hải quan: in bảng kê ở đâu, lỗi không in được và cách xử lý trước khi ra cảng

In mã vạch hải quan là in bảng kê container hoặc bảng kê hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát. Bảng kê lấy trên cổng PUS1, cổng HQ36a của Cục Hải quan hoặc phần mềm khai báo bằng bốn thông tin của tờ khai gồm mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan và ngày tờ khai. Người cần bảng kê thường là nhân viên giao nhận hoặc tài xế đang chuẩn bị ra cảng. Họ hay gặp khó vì tờ khai đã thông quan mà cổng vẫn báo không tìm thấy, bản in không có vạch, hoặc số container trên bảng kê không khớp với container ngoài bãi. Bài viết chỉ ra nên in ở đâu theo từng hoàn cảnh, xử lý từng lỗi không in được và cách đối chiếu bảng kê trước khi điều xe để không bị giữ ở cổng.

1. In mã vạch hải quan là gì và khi nào tài xế phải mang bảng kê

"Mã vạch hải quan" là cách gọi quen thuộc của danh sách container theo mẫu 29/DSCT/GSQL hoặc danh sách hàng hóa theo mẫu 30/DSHH/GSQL, mà trang tra cứu của hải quan gọi là bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng. Bảng kê lấy dữ liệu từ tờ khai đã truyền qua hệ thống, gồm số tờ khai, mã hải quan, doanh nghiệp, số hiệu container, số niêm phong hoặc số kiện, trọng lượng. Cảng dùng chính các thông tin này để đối chiếu trước khi cho hàng ra theo điểm d.3 khoản 1 Điều 52 Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa đổi.

Nghĩa vụ mang bảng kê phụ thuộc cảng đã kết nối hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan hay chưa, theo Điều 52 đến 52c Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Tiêu chí	Cảng, kho đã kết nối	Địa điểm chưa kết nối
Người khai cung cấp	Số tờ khai hoặc số quản lý hàng hóa	01 bản danh sách container hoặc hàng hóa
Thông tin đủ điều kiện	Hải quan gửi điện tử đến hệ thống cảng	Hải quan kiểm tra danh sách với hệ thống
Căn cứ	Điều 52, 52a	Điều 52c

Tại cảng đã kết nối, về nguyên tắc người khai chỉ cần cung cấp số tờ khai, nhưng mỗi cảng có thể có yêu cầu giấy tờ riêng nên doanh nghiệp nên hỏi trước cảng mình lấy hàng. Kể cả khi không bắt buộc nộp, bản in vẫn giúp tài xế và nhân viên giao nhận tự đối chiếu container, seal ngay tại bãi. Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/02/2026, sửa một số khoản Điều 52, 52a, 52b nhưng không sửa Điều 52c và hai mẫu danh sách, nên cách in bảng kê vẫn giữ như trước.

2. In mã vạch hải quan ở đâu và chọn kênh nào khi đang ngoài cảng

Điều 52c cho phép in danh sách trên Cổng thông tin điện tử hải quan hoặc trên hệ thống khai của người khai, nên có bốn kênh lấy bảng kê và mỗi kênh hợp với một hoàn cảnh khác nhau.

Kênh	Cần có	Phù hợp khi
Cổng HQ36a pus.customs.gov.vn, mục In bản kê mã vạch	Bốn thông tin tờ khai	Nhân viên giao nhận in ở văn phòng hoặc điểm in gần cảng
Trang PUS1 pus1.customs.gov.vn	Bốn thông tin và mã xác nhận	Cổng HQ36a chậm hoặc không mở được
Phần mềm khai báo	Máy đã cài phần mềm và tài khoản	Người khai in luôn sau khi nhận phản hồi thông quan
Công chức hải quan cửa khẩu	Đề nghị tại cửa khẩu nhập	Danh sách thay đổi khi nhận hàng tại cửa khẩu

Hai kênh đầu chỉ cần trình duyệt, nên nhân viên ngoài hiện trường không phải chờ người khai ở văn phòng gửi file. Điều quan trọng là phải có bốn thông tin chép đúng từ bản tờ khai mới nhất, chứ không phải từ tin nhắn hay bản in cũ.

2.1. Các bước in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng trên HQ36a và PUS1

Hai cổng dùng cùng dữ liệu nhập và không yêu cầu đăng nhập hay chữ ký số, riêng trang PUS1 có thêm ô mã xác nhận. Người in mở cổng HQ36a hoặc trang PUS1, nhập bốn trường dưới đây, nhập mã xác nhận nếu dùng PUS1, bấm "Lấy thông tin" rồi in hoặc lưu bảng kê.

Trường	Cách nhập	Lấy ở đâu trên tờ khai
Mã doanh nghiệp	Mã số thuế doanh nghiệp đứng tên tờ khai	Ô người nhập khẩu hoặc người xuất khẩu
Số tờ khai	Đủ 12 ký tự theo bản mới nhất	Ô số tờ khai
Mã hải quan	Mã cơ quan hải quan nơi đăng ký	Ô cơ quan hải quan
Ngày tờ khai	Ngày đăng ký, dạng dd/mm/yyyy	Ô ngày đăng ký

Mã hải quan nên lấy ngay trên tờ khai, không dùng danh sách mã cũ, vì bộ máy hải quan đã được sắp xếp lại từ năm 2025. Người chưa quen vị trí các ô có thể xem bài đọc từng ô tờ khai hải quan xuất khẩu.

2.2. In từ phần mềm khai báo hoặc nhờ hải quan cửa khẩu

Phần lớn phần mềm khai báo có chức năng lấy và in danh sách container, với tên chức năng do nhà cung cấp quy định, và dữ liệu lấy từ cùng hệ thống hải quan nên tương đương bản in trên cổng. Kênh này tiện khi người khai đã mở phần mềm để theo dõi phản hồi thông quan, vì họ có thể in ngay và gửi file cho nhân viên hiện trường. Doanh nghiệp mới tự khai có thể xem cách truyền tờ khai và đọc phản hồi trên phần mềm trong bài khai báo hải quan điện tử VNACCS trước khi dùng kênh này. Khi danh sách thay đổi lúc nhận hàng tại cửa khẩu nhập, Điều 52c cho phép người khai đề nghị công chức hải quan cửa khẩu in.

3. Tờ khai ở trạng thái nào thì in được bảng kê

Bảng kê chỉ có dữ liệu khi tờ khai đủ điều kiện qua khu vực giám sát, nên việc nhập đúng bốn trường vẫn không ra kết quả nếu tờ khai chưa tới trạng thái phù hợp. Theo Điều 52c, hàng nhập khẩu được cung cấp danh sách khi tờ khai đã thông quan, được giải phóng hàng, được đưa hàng về bảo quản hoặc đưa về địa điểm kiểm tra. Riêng hàng vận chuyển độc lập đã được phê duyệt thì dùng Thông báo phê duyệt thay cho danh sách. Trong chuỗi thủ tục hải quan của một lô hàng, in bảng kê là bước cuối sau khai báo, phân luồng và nộp thuế, nên trục trặc ở bất kỳ bước nào trước đó cũng làm bảng kê chưa có dữ liệu.

Hàng xuất khẩu cần đã thông quan hoặc giải phóng hàng và tập kết đủ trong khu vực giám sát. Tờ khai luồng vàng hoặc đỏ chưa xong kiểm tra thì chưa có bảng kê, nên nhân viên giao nhận chưa nên ra cảng chờ, và việc cần làm ở từng luồng được hướng dẫn riêng khi mở tờ khai hải quan.

4. Năm trục trặc khi in bảng kê, từ báo không tìm thấy đến lệch số container

Các lỗi dưới đây xếp theo tần suất mà nhân viên giao nhận hay gặp, mỗi lỗi kèm nguyên nhân và việc cần làm ngay tại chỗ.

4.1. Báo không tìm thấy tờ khai

Nguyên nhân phổ biến nhất là nhập số tờ khai cũ. Theo Công văn 5922/TCHQ-VNACCS ngày 26/05/2014, số tờ khai gồm 12 ký tự, ký tự thứ 12 là 0 khi đăng ký lần đầu và tăng lên sau mỗi lần khai sửa đổi, bổ sung trong khi 11 ký tự đầu giữ nguyên. Nhân viên hiện trường nhận số tờ khai qua tin nhắn từ sáng thường cầm số cũ nếu người khai đã sửa tờ khai trong ngày. Một lý do khai bổ sung thường gặp là sửa mã hàng hoặc trị giá, nên chốt đúng mã HS trước khi đăng ký cũng giúp giảm số lần số tờ khai thay đổi.

Cách xử lý là gọi người khai lấy số trên phản hồi mới nhất, đồng thời kiểm tra lại mã hải quan và ngày đăng ký, vì đây là hai trường hay nhập nhầm khi chép tay. Nếu cả bốn trường đều đúng mà vẫn không ra, khả năng cao tờ khai chưa đủ điều kiện như mục 4.2.

4.2. Đã nộp thuế nhưng báo chưa đủ điều kiện

Tờ khai chỉ đủ điều kiện khi hệ thống hải quan ghi nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc có bảo lãnh, nên trường hợp doanh nghiệp đã chuyển tiền nhưng hệ thống chưa ghi nhận vẫn bị chặn. Người khai nên xem phản hồi mới nhất trên phần mềm khai báo và đối chiếu chứng từ nộp thuế về số tờ khai, số tiền, mã số thuế. Nếu hệ thống vẫn chưa ghi nhận thì mang chứng từ nộp thuế tới cơ quan hải quan nơi đăng ký.

Với tờ khai luồng vàng hoặc đỏ, trạng thái chưa đủ điều kiện thường do hồ sơ còn chờ giải trình hoặc chưa kiểm tra thực tế xong. Trường hợp này in lại nhiều lần không giúp gì, nên nhân viên hiện trường cần hỏi người khai tiến độ trước khi tiếp tục chờ ở cảng.

4.3. Thiếu font mã vạch tờ khai hải quan nên bản in chỉ có chữ và dấu sao

Mã vạch theo chuẩn Code 39 được vẽ từ chuỗi ký tự có dấu sao ở đầu và cuối, nên máy in thiếu font mã vạch sẽ in ra chuỗi chữ số kẹp giữa hai dấu sao và máy quét không đọc được. Lỗi này hay gặp khi nhân viên mở file ở máy khác hoặc ở điểm in dịch vụ gần cảng. Cách xử lý là cài font mã vạch theo hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm, với font Code 39 thường gặp là Free 3 of 9. Một cách khác là yêu cầu người khai lưu bảng kê thành PDF có nhúng font trước khi gửi.

4.4. Trang tra cứu không mở được hoặc báo sai mã xác nhận

Khi một cổng tải chậm hoặc không phản hồi, nhân viên chuyển sang cổng còn lại vì hai cổng dùng cùng bốn trường nhập. Trên trang PUS1, lỗi mã xác nhận thường do nhập chậm khiến mã hết hiệu lực, nên cần tải lại mã mới rồi nhập ngay. Nếu cả hai cổng cùng lỗi, phương án dự phòng là nhờ người khai in từ phần mềm khai báo và gửi PDF.

4.5. Số container hoặc seal trên bảng kê khác thực tế

Lỗi này không chặn việc in nhưng chặn việc lấy hàng, vì cảng đối chiếu số container và seal trước khi cho xe ra. Khi số hiệu container không đúng với tờ khai, Thông tư 39/2018/TT-BTC yêu cầu người khai hàng nhập khẩu xuất trình chứng từ giao nhận cho công chức giám sát tại cửa khẩu. Với hàng xuất khẩu, người khai nộp Bản kê số hiệu container mẫu 31/BKCT/GSQL kèm chứng từ của hãng vận chuyển. Sau khi công chức kiểm tra và cập nhật hệ thống, doanh nghiệp in lại bảng kê theo dữ liệu mới.

5. Sai một ký tự số container: dò ở văn phòng lúc 8 giờ hay để xe phát hiện ở cổng

Hai cách làm dưới đây xử lý cùng một lỗi gõ nhầm và chỉ khác nhau ở thời điểm phát hiện, còn mọi mức phí xe chờ, phí lưu bãi trong bảng là số giả định để thấy rõ chênh lệch. Doanh nghiệp nhập 2 container 40 feet qua Cát Lái và tờ khai đã thông quan. Tuy nhiên, số container thứ hai trên tờ khai bị gõ nhầm một ký tự so với lệnh giao hàng, và hôm nay là ngày cuối của thời gian miễn phí lưu bãi.

Khoản (giả định)	Phát hiện ở văn phòng trước khi điều xe	Phát hiện ở cổng cảng
Thời điểm phát hiện	8 giờ sáng, khi dò bảng kê với lệnh giao hàng	14 giờ, khi xe kéo container thứ hai ra cổng
Thời gian xử lý với công chức giám sát	Khoảng 2 giờ, xe chưa điều	Khoảng 3 giờ, xe thứ hai đứng chờ
Phí xe chờ	0	1 xe × 3 giờ × 300.000 đồng = 0,9 triệu đồng
Container ra sau giờ làm việc	Không, cả hai xe lấy hàng buổi chiều	Container thứ hai sang ngày tính phí: 1 × 800.000 đồng = 0,8 triệu đồng
Chuyến xe quay lại hôm sau	Không	1 chuyến × 1,5 triệu đồng = 1,5 triệu đồng
Chi phí phát sinh	0	3,2 triệu đồng

Ở phương án thứ hai, container thứ nhất ra bình thường nhưng container thứ hai phải chờ công chức giám sát cập nhật tờ khai rồi mới in lại được bảng kê. Việc xử lý kéo qua giờ làm việc nên lô hàng trượt sang ngày tính phí. Lỗi gốc chỉ là một ký tự và thời gian xử lý với hải quan gần như như nhau, nên khoản 3,2 triệu đồng hoàn toàn đến từ thời điểm phát hiện.

Kết luận rút ra là bước dò bảng kê với lệnh giao hàng mất khoảng năm phút nhưng quyết định lô hàng có phát sinh phí hay không. Doanh nghiệp nên quy định nhân viên chỉ điều xe sau khi đã dò xong, đặc biệt với lô hàng sắp hết thời gian miễn phí lưu bãi.

6. Checklist trước khi giao bảng kê cho tài xế

Năm mục dưới đây gom các lỗi ở mục 4 và 5 thành một lần dò, nên nhân viên chứng từ có thể làm ngay khi in xong và trước khi gửi bảng kê cho tài xế.

Mục kiểm tra	Đối chiếu với	Dấu hiệu cần xử lý
Số tờ khai	Phản hồi mới nhất trên phần mềm	Ký tự thứ 12 khác bản đang cầm
Trạng thái	Kết quả thông quan hoặc giải phóng hàng	Chưa thông quan, chưa giải phóng hàng
Số container	Lệnh giao hàng (D/O)	Thiếu, thừa hoặc sai một ký tự
Số seal	Vận đơn, phiếu giao nhận	Seal khác thực tế
Bản in	Dải mã vạch	Hiện chữ, mờ hoặc mất phần vạch

Với hàng rời hoặc hàng lẻ, bảng kê là danh sách hàng hóa mẫu 30/DSHH/GSQL và kho đối chiếu theo số kiện, trọng lượng. Với kho hàng không đã kết nối, thông tin hàng đủ điều kiện được gửi điện tử theo Điều 52a. Sau mỗi lần tờ khai được sửa, kể cả khi chỉ sửa một ô không liên quan container, nhân viên nên in lại bảng kê vì số tờ khai đã đổi ký tự cuối.

7. Everest in lại bảng kê theo số tờ khai mới nhất trước khi điều xe kéo container

Everest Logistics thành lập năm 2018, trụ sở tại TP.HCM. Với lô hàng Everest nhận khai qua dịch vụ hải quan, người phụ trách theo dõi phản hồi thông quan, in bảng kê từ bản tờ khai mới nhất và dò số container, seal với lệnh giao hàng như checklist ở mục 6, rồi mới điều xe vào Cát Lái hoặc Cái Mép. Nếu tờ khai được sửa sau lúc in, bản cũ được hủy và in lại ngay, nên tài xế không mang ra cổng một bảng kê đã lệch số tờ khai.

Khi bảng kê lệch container hoặc seal so với hàng ngoài bãi, Everest chuẩn bị chứng từ giao nhận hoặc bản kê số hiệu container để làm việc với công chức giám sát, và chỉ in lại sau khi hệ thống đã cập nhật. Đội vận tải nội địa nhận lệnh kéo container khi bảng kê đã khớp, còn giờ lấy hàng vẫn phụ thuộc kết quả phân luồng của tờ khai.

Để Everest kiểm bảng kê trước khi xe ra cảng, doanh nghiệp có thể chuyển hồ sơ lô hàng cho chuyên viên giao nhận với bốn thứ sau:

• Số tờ khai mới nhất: Đủ 12 ký tự, kèm mã hải quan và ngày đăng ký, chép từ phản hồi gần nhất trên phần mềm
• Lệnh giao hàng D/O: Bản có số container và số seal để dò từng dòng với bảng kê trước khi điều xe
• Kết quả phân luồng: Hoặc ảnh chụp phản hồi thông quan, để biết tờ khai đã tới trạng thái in được bảng kê chưa
• Hạn miễn phí lưu bãi: Kèm giờ dự kiến điều xe, để xếp thứ tự container cần kéo trước khi hết hạn

Lỗi hay gặp ở cổng cảng là tài xế cầm bảng kê in trước khi tờ khai được sửa, nên số tờ khai đã đổi ký tự cuối và bản cũ không còn khớp. In lại ngay sau mỗi lần sửa tờ khai và dò với lệnh giao hàng trước khi điều xe sẽ tránh được phần lớn các lần xe phải chờ.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục hải quan, tra cứu mã HS hoặc nhận báo giá cước vận chuyển trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên của Everest Logistics để được hỗ trợ phương án tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

In mã vạch tờ khai hải quan trên cổng của Cục Hải quan có mất phí không?

Không. Khi kiểm tra ngày 11/10/2026, hai cổng pus.customs.gov.vn và pus1.customs.gov.vn cho tra cứu và in bảng kê mà không cần đăng nhập hay thanh toán.

Có thể lấy mã vạch hải quan bằng điện thoại không?

Hai cổng mở được bằng trình duyệt nên điện thoại vẫn tra cứu và lưu được bảng kê. Tuy vậy, bản xuất trình cho cảng nên là bản in rõ vạch hoặc theo đúng yêu cầu của cảng, nên doanh nghiệp cần hỏi cảng trước khi dùng bản trên màn hình.

Một tờ khai nhiều container thì bảng kê in ra thế nào?

Bảng kê gắn với một tờ khai và liệt kê các container của tờ khai đó. Tài xế kéo container nào cần đối chiếu đúng số container và seal của container đó trên bảng kê.

Bảng kê in ngày hôm trước có dùng được hôm sau không?

Dùng được nếu tờ khai không bị sửa sau thời điểm in. Nếu tờ khai đã khai sửa đổi hoặc bổ sung, số tờ khai và có thể cả container đã đổi, nên phải in lại.

Người in bảng kê có cần là người đứng tên tờ khai không?

Không. Cổng chỉ yêu cầu bốn thông tin của tờ khai, nên nhân viên giao nhận hoặc đơn vị dịch vụ được doanh nghiệp cung cấp thông tin đều in được.