Chứng từ hải quan gồm những gì? Checklist hồ sơ nhập khẩu, xuất khẩu theo loại hình

Chứng từ hải quan là các giấy tờ, dữ liệu đi kèm tờ khai để chứng minh nội dung đã khai, gồm nhóm phải nộp lên Hệ thống, nhóm chỉ phải lưu tại doanh nghiệp và nhóm xuất trình khi hải quan yêu cầu. Cái khó là danh sách đúng thay đổi theo loại hình và mặt hàng, trong khi nhiều tài liệu vẫn dùng danh mục cũ trước ngày 01/02/2026. Bài viết lập checklist hồ sơ hải quan nhập khẩu, xuất khẩu theo từng trường hợp, chỉ ra chứng từ hay thiếu và phân tích một bộ hồ sơ mẫu có kiểm tra chuyên ngành.

1. Chứng từ hải quan gồm những gì: giấy phải nộp, giấy chỉ lưu

Theo Điều 32 Luật Hải quan, khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan đối chiếu nội dung khai trên tờ khai với chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. Vì vậy chứng từ hải quan là căn cứ để tờ khai được chấp nhận, và mỗi chỗ lệch giữa chứng từ với tờ khai có thể dẫn tới yêu cầu giải trình hoặc khai bổ sung. Vị trí của bộ chứng từ trong toàn bộ quy trình, từ khai báo, phân luồng đến nộp thuế và thông quan, được giải thích trong bài tổng quan thủ tục hải quan là gì.

1.1. Ba nhóm chứng từ trong một bộ hồ sơ hải quan

Khoản 8 Điều 4 Luật Hải quan định nghĩa hồ sơ hải quan gồm tờ khai và các chứng từ phải nộp hoặc xuất trình. Người làm chứng từ hải quan nên chia bộ hồ sơ thành ba nhóm, vì mỗi nhóm có thời điểm cần khác nhau:

• Phải nộp khi làm thủ tục: Các chứng từ thuộc Điều 16 Thông tư 38/2015 bản sửa đổi, như hóa đơn thương mại, vận đơn với hàng nhập, giấy phép, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, C/O khi hưởng ưu đãi
• Phải lưu tại doanh nghiệp: Các chứng từ thuộc Điều 16a, như hợp đồng mua bán, bảng kê chi tiết hàng hóa, tài liệu kỹ thuật, chứng từ thanh toán, chứng từ kế toán
• Xuất trình khi được yêu cầu: Theo khoản 1 Điều 79 Luật Hải quan, khi kiểm tra sau thông quan doanh nghiệp phải cung cấp hóa đơn, chứng từ vận tải, hợp đồng, chứng từ xuất xứ, chứng từ thanh toán và tài liệu kỹ thuật liên quan

Packing list không có tên trong Điều 16, nên không cần nộp như một chứng từ riêng; khi đóng vai trò bảng kê chi tiết hàng hóa, nó thuộc nhóm lưu theo điểm k khoản 1 Điều 16a. Dù vậy, khi tờ khai vào luồng vàng hoặc đỏ, hải quan có thể đề nghị xuất trình packing list để đối chiếu số kiện, nên doanh nghiệp vẫn nên chuẩn bị sẵn.

1.2. Văn bản áp dụng năm 2026

Danh mục chứng từ hiện hành nằm ở Điều 16 và 16a Thông tư 38/2015/TT-BTC bản sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/02/2026, cùng các Điều 18, 24, 77 đến 80 của Luật Hải quan 54/2014/QH13. Từ ngày 01/7/2026, vi phạm về khai báo và lưu giữ hồ sơ bị xử lý theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP thay cho Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Luật 11/2026/QH16 bổ sung nguyên tắc không nộp lại hồ sơ đã có qua Cơ chế một cửa quốc gia, nhưng nguyên tắc này chỉ áp dụng từ ngày 01/3/2027.

Nhiều checklist trên mạng vẫn dẫn Điều 16 bản Thông tư 39/2018 và coi hợp đồng, packing list là chứng từ hải quan bắt buộc nộp. Dùng danh mục đó, doanh nghiệp chuẩn bị thừa giấy tờ nhưng lại dễ bỏ sót chứng từ theo trường hợp mà bản mới yêu cầu.

2. Checklist hồ sơ hải quan nhập khẩu và xuất khẩu hàng kinh doanh

Với hàng mua bán thông thường, hồ sơ hải quan nhập khẩu theo khoản 2 Điều 16 có 12 điểm và hồ sơ hải quan xuất khẩu theo khoản 1 có 8 điểm, nhưng không lô hàng nào cần đủ tất cả. Bảng dưới đặt hai chiều cạnh nhau để thấy khi nào một chứng từ hải quan phát sinh.

Chứng từ	Hàng nhập khẩu	Hàng xuất khẩu
Tờ khai hải quan	Mọi lô hàng	Mọi lô hàng
Hóa đơn thương mại	Nộp khi người mua phải thanh toán cho người bán	Như hàng nhập; không nộp nếu là hóa đơn điện tử đã cấp trước khi khai
Vận đơn hoặc chứng từ vận tải	Nộp với hàng đường biển, hàng không, đường sắt, thủy nội địa, đa phương thức	Không nộp, chỉ lưu
Giấy phép	Hàng quản lý bằng giấy phép, hạn ngạch	Hàng quản lý bằng giấy phép
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành	Hàng thuộc diện kiểm tra khi nhập khẩu	Hàng thuộc diện kiểm tra khi xuất khẩu
Tờ khai trị giá	Trường hợp theo Thông tư 39/2015/TT-BTC	Không có
Chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O)	Khi hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt hoặc theo quy định xuất xứ	Không nộp hải quan Việt Nam; xin để người mua dùng ở nước nhập khẩu
Danh mục máy móc thiết bị, phiếu trừ lùi	Máy liên hợp, tổ hợp máy chương 84, 85, 90, máy tháo rời	Không có
Hợp đồng ủy thác, chứng từ điều kiện đầu tư	Khi nhập khẩu ủy thác hoặc hàng thuộc ngành nghề có điều kiện	Tương tự hàng nhập khẩu

Hóa đơn không phải nộp khi hàng nhập để gia công cho thương nhân nước ngoài; vận đơn không phải nộp với hàng qua cửa khẩu đường bộ, bưu chính, chuyển phát nhanh và hàng giữa khu phi thuế quan với nội địa. Khi chứng từ đã đủ, trình tự truyền tờ khai và nhận hàng đi tiếp theo hướng dẫn thủ tục nhập một lô hàng.

3. Hồ sơ thay đổi theo loại hình và theo mặt hàng

Checklist ở mục 2 chỉ là phần nền. Bộ chứng từ hải quan dài thêm theo loại hình, vì mỗi loại hình có nghĩa vụ báo cáo hoặc bảo lãnh riêng, và theo mặt hàng, vì hàng quản lý chuyên ngành cần kết quả của bộ ngành trước khi thông quan.

3.1. Gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất và hàng miễn thuế

Với hàng nhập khẩu để gia công hoặc sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp phải thông báo cơ sở sản xuất với hải quan trước lô đầu tiên, có thể phải qua kiểm xưởng, và sau đó lập báo cáo quyết toán nhập xuất tồn hằng năm. Hợp đồng gia công, bảng định mức, sổ kho không nộp theo từng tờ khai nhưng phải lưu, vì hải quan dùng chúng để đối chiếu báo cáo quyết toán hải quan.

Khoản 3 đến khoản 7 Điều 16 yêu cầu nộp thêm chứng từ khi hàng không chịu thuế, được miễn thuế, giảm thuế, không thu thuế hoặc chịu thuế GTGT 5%. Ví dụ, hàng biếu tặng cần văn bản biếu tặng, hàng tạm nhập tái xuất cần thư bảo lãnh trong trường hợp được áp dụng, còn hồ sơ đề nghị giảm thuế do hàng hư hỏng cần công văn đề nghị kèm hợp đồng bảo hiểm. Những chứng từ này cần có ngay khi mở tờ khai, nếu thiếu thì lô hàng được xử lý như hàng chịu thuế thông thường.

3.2. Mặt hàng có giấy phép, kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng

Điều 16 gọi chung thông báo miễn kiểm tra, thông báo kết quả kiểm tra và các chứng từ tương tự là giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành. Người làm hồ sơ cần xác định sớm mặt hàng thuộc nhóm nào, vì thời gian xử lý của mỗi nhóm rất khác nhau:

Nhóm quản lý	Ví dụ mặt hàng	Chứng từ cần có	Khi nào phải có
Giấy phép theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP	Hàng quản lý bằng giấy phép, hạn ngạch	Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu	Trước khi mở tờ khai
Kiểm dịch động vật, thực vật	Trái cây tươi, gỗ, thịt, thức ăn chăn nuôi có nguồn gốc động vật	Giấy đăng ký kiểm dịch, giấy chứng nhận kiểm dịch	Đăng ký trước khi hàng về, kết quả trước thông quan
Kiểm tra chất lượng hàng rủi ro cao theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP	Thiết bị điện gia dụng, dây cáp điện hạ áp, đồ chơi trẻ em	Đăng ký kiểm tra, thông báo kết quả kiểm tra đạt	Thông báo đạt trước khi thông quan
Hàng rủi ro trung bình	Thép cốt bê tông, mũ bảo hiểm, thức ăn chăn nuôi	Không kiểm tra khi nhập khẩu, công bố hợp quy trước khi bán	Sau thông quan, trước khi lưu thông

Trình tự đăng ký, thời hạn trả kết quả và các trường hợp miễn giảm kiểm tra có ở hướng dẫn đăng ký kiểm tra chất lượng hàng chuyên ngành. Cùng một mã HS có thể rơi vào nhóm khác nhau tùy tiêu chuẩn sản phẩm, nên datasheet ghi rõ tiêu chuẩn là chứng từ quyết định hàng có phải kiểm tra hay không.

4. Chứng từ nào thường thiếu và làm chậm lô hàng

Lô hàng hiếm khi chậm vì thiếu tờ khai hay hóa đơn, mà vì những chứng từ hải quan phụ thuộc bên thứ ba như nhà cung cấp, phòng thử nghiệm hoặc cơ quan kiểm tra. Khi hàng đã về cảng, mỗi ngày chờ giấy tờ là thêm một ngày phí lưu container, nên việc rà soát nên làm từ lúc nhận chứng từ nháp.

4.1. Năm chứng từ hay thiếu và cách phòng

Chứng từ	Vì sao hay thiếu	Lô hàng bị chậm ở đâu	Cách phòng
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành	Doanh nghiệp không biết hàng thuộc diện kiểm tra cho tới khi khai mã HS	Không thông quan được cho tới khi có kết quả	Tra danh mục theo mã HS và tiêu chuẩn ngay khi chốt đơn hàng
C/O	Bản gốc gửi theo chứng từ chậm hơn hàng, hoặc thông tin trên C/O lệch hóa đơn	Phải tạm tính thuế theo thuế suất thông thường	Kiểm tra bản nháp C/O trước khi nhà cung cấp xin cấp
Datasheet, catalogue	Nhà cung cấp chỉ gửi hóa đơn, packing list	Không chứng minh được mã HS khi luồng vàng, luồng đỏ	Yêu cầu tài liệu kỹ thuật cùng lúc với hóa đơn nháp
Giấy phép	Hồ sơ xin phép nộp sau khi hàng đã xếp tàu	Không mở được tờ khai	Xin phép trước khi ký hợp đồng hoặc trước khi hàng xếp
Bản dịch chứng từ	Chứng từ tiếng Trung, tiếng Hàn chưa có bản tiếng Việt hoặc tiếng Anh	Bị yêu cầu bổ sung khi kiểm tra hồ sơ	Đề nghị nhà cung cấp lập hóa đơn song ngữ

Với C/O, Thông tư 33/2023/TT-BTC cho phép khai và nộp bổ sung trong 01 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai, một số hiệp định có thời hạn riêng. Lô hàng không phải nằm cảng chờ C/O, nhưng doanh nghiệp phải nộp trước thuế theo thuế suất thông thường, nên thiếu C/O vẫn là bài toán dòng tiền như ví dụ ở mục 5. Các mẫu C/O và điều kiện hưởng ưu đãi xem tại bài giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

4.2. Bốn chứng từ thương mại phải khớp nhau trước khi mở tờ khai

Hóa đơn, packing list, vận đơn và C/O do các bên khác nhau lập vào thời điểm khác nhau, nên lệch số kiện, trọng lượng hoặc tên người nhận là lỗi phổ biến. Trước khi truyền tờ khai, nên đối chiếu tên hàng, số lượng, trị giá giữa hóa đơn với C/O, số kiện và trọng lượng giữa packing list với vận đơn, tên người nhận giữa vận đơn với tờ khai. Sửa ở bản nháp rất nhanh, còn một chỗ lệch bị phát hiện khi kiểm tra hồ sơ có thể kéo theo giải trình, khai bổ sung và vài ngày lưu container.

5. Hồ sơ của một lô cáp điện rủi ro cao và cái giá của việc chờ hàng về mới làm

Lô hàng được dựng với số liệu giả định là cáp điện lực 0,6/1 kV cách điện XLPE, mã HS 8544.49.41, đi từ Trung Quốc về Cát Lái với trị giá CIF 20.000 USD, quy đổi theo tỷ giá 26.000 đồng cho mỗi USD. Theo Thông tư 36/2026/TT-BKHCN, dòng cáp này thuộc nhóm rủi ro cao, nên phải có thông báo kết quả kiểm tra đạt trước khi thông quan.

5.1. Bộ hồ sơ thông quan nhập khẩu cần có cho lô cáp

Doanh nghiệp nhập lần đầu và chưa có giấy chứng nhận hợp quy, nên phải đăng ký kiểm tra, mở tờ khai, đưa hàng về kho bảo quản rồi chờ lấy mẫu thử nghiệm theo lô. Bộ hồ sơ gồm ba phần:

Phần hồ sơ	Chứng từ	Nộp hay lưu
Hồ sơ hải quan	Tờ khai, hóa đơn thương mại, vận đơn, C/O mẫu E, sau cùng là thông báo kết quả kiểm tra đạt	Nộp
Hồ sơ kiểm tra chất lượng	Bản đăng ký kiểm tra, datasheet ghi tiêu chuẩn TCVN 5935-1 và điện áp, ảnh hàng, nhãn gốc và mẫu nhãn phụ	Nộp cho cơ quan kiểm tra trên Cổng một cửa quốc gia
Hồ sơ lưu	Hợp đồng, packing list, chứng từ thanh toán, kết quả thử nghiệm, biên bản lấy mẫu	Lưu 05 năm

Theo biểu thuế tra ngày 14/10/2026, mã này chịu thuế nhập khẩu ưu đãi 10% khi không có C/O và 5% khi có C/O mẫu E. Với trị giá tính thuế 520.000.000 đồng, chênh lệch thuế nhập khẩu giữa hai trường hợp là 26.000.000 đồng.

5.2. So sánh chuẩn bị trước khi tàu chạy và chờ hàng về mới làm

Hai phương án dưới đây dùng chung một bộ giả định: container được lưu cảng miễn phí 5 ngày, từ ngày thứ sáu mỗi ngày mất 1.500.000 đồng, còn lấy mẫu và thử nghiệm cần 5 ngày làm việc.

Tiêu chí	Phương án A: chờ hàng về mới làm	Phương án B: chuẩn bị trước khi tàu chạy
Phát hiện hàng rủi ro cao	Khi khai mã HS, ngày thứ 1 sau khi tàu đến	Khi chốt đơn, trước khi tàu chạy
Datasheet có tiêu chuẩn	Xin lại nhà cung cấp, mất 3 ngày	Có sẵn cùng hóa đơn nháp
Đăng ký kiểm tra, mở tờ khai, đưa hàng về kho	Ngày thứ 5 đến 6	Ngày thứ 1
Container nằm cảng	6 ngày, vượt 1 ngày, phát sinh 1.500.000 đồng	1 ngày, trong thời gian miễn phí
C/O mẫu E	Bản gốc tới sau, tạm nộp thuế 10% là 52.000.000 đồng	Đã kiểm bản nháp, có khi khai, nộp thuế 5% là 26.000.000 đồng
Thông quan	Khoảng ngày thứ 12	Khoảng ngày thứ 7

Thời gian thử nghiệm như nhau và không rút ngắn được, nhưng phương án A mất thêm khoảng 5 ngày chỉ vì datasheet và phát hiện muộn, đồng thời phải ứng trước 26.000.000 đồng thuế chênh lệch cho tới khi nộp bổ sung C/O. Nếu nhập mặt hàng này đều đặn, doanh nghiệp nên xin giấy chứng nhận hợp quy theo phương thức 5 dùng cho nhiều lô, khi đó hồ sơ đủ có thể nhận thông báo đạt trong 01 ngày làm việc theo Điều 83 Nghị định 37/2026/NĐ-CP. Cách nộp số thuế của tờ khai này đúng tài khoản, đúng hạn được hướng dẫn trong bài nộp thuế nhập khẩu online của Everest Logistics. Các khoản phí lưu container, phí dịch vụ và phí nhà nước của lô hàng được tách từng dòng trong bài phí thông quan hàng hóa.

6. Nộp chứng từ điện tử, lưu giữ 05 năm và khai bổ sung khi sai

Từ ngày 01/02/2026, Điều 3 Thông tư 38/2015 bản sửa đổi yêu cầu nộp chứng từ hải quan qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử, nên bản giấy chủ yếu phục vụ lưu trữ và xuất trình sau thông quan.

6.1. Nộp chứng từ trên Hệ thống và yêu cầu bản dịch

Chứng từ được khai theo các chỉ tiêu của mẫu số 03 Phụ lục II; với chứng từ mà Hệ thống chưa có chức năng khai theo chỉ tiêu, doanh nghiệp nộp bản scan có chữ ký số. Chứng từ đã được cấp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc gửi qua Cổng một cửa ASEAN thì không phải nộp lại. Chứng từ không bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh phải dịch sang một trong hai ngôn ngữ này, và người khai chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

Khi khai trên phần mềm, nên đính kèm đủ chứng từ ngay ở lần truyền đầu, vì bổ sung sau khi tờ khai đã phân luồng phải chờ hải quan xử lý thêm một lượt.

6.2. Lưu hồ sơ 05 năm và khai bổ sung khi chứng từ sai

Điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan yêu cầu lưu hồ sơ hải quan của hàng đã thông quan trong 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai, trùng với thời hạn kiểm tra sau thông quan tại Điều 77. Bản chính có thể ở dạng điện tử hoặc giấy; khi thuê đại lý khai thì chủ hàng là bên lưu, trừ chủ hàng là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam. Không xuất trình được hồ sơ khi kiểm tra sau thông quan sẽ bị xử lý theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP và pháp luật về thuế, nên cách lưu an toàn là đặt thư mục theo số tờ khai, gom cả chứng từ nộp lẫn chứng từ lưu.

Khi phát hiện chứng từ sai, Điều 20 Thông tư 38/2015 bản sửa đổi cho phép khai bổ sung trước khi có kết quả phân luồng, sau phân luồng nhưng trước thông quan kèm xử lý vi phạm, và trong 60 ngày kể từ ngày thông quan nếu chưa có quyết định kiểm tra sau thông quan. Sai sót về giấy phép và kiểm tra chuyên ngành không được khai bổ sung sau thông quan, nên phải xử lý trước khi hàng được thông quan.

7. Gửi bộ chứng từ nháp để Everest chỉ ra giấy cần xin trước khi tàu chạy

Everest Logistics thành lập năm 2018, trụ sở tại TP.HCM. Khi doanh nghiệp vừa nhận bộ chứng từ nháp từ nhà cung cấp, Everest rà theo đúng thứ tự của bài: xác định loại hình và nhóm quản lý của mặt hàng, lập danh sách giấy phải nộp và giấy chỉ lưu, đối chiếu bốn chứng từ thương mại, soát bản nháp C/O, rồi chỉ ra giấy phép hay đăng ký kiểm tra nào phải làm trước khi tàu rời cảng xếp.

Phần khai tờ khai, đăng ký kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng và giao nhận tại Cát Lái, Cái Mép, Tân Sơn Nhất nằm trong dịch vụ hải quan của Everest. Kết quả kiểm tra chuyên ngành và phân luồng vẫn do cơ quan có thẩm quyền quyết định, nên phần Everest chịu trách nhiệm là bộ hồ sơ đủ, khớp nhau và được nộp đúng thời điểm.

Muốn biết bộ chứng từ đang thiếu gì, doanh nghiệp gửi bản nháp cho chuyên viên chứng từ của Everest, càng sớm trước ngày tàu chạy càng tốt, gồm:

• Datasheet hoặc catalogue: Bản có ghi tiêu chuẩn kỹ thuật, vì đây là căn cứ để biết hàng có phải kiểm tra chất lượng
• Hóa đơn và packing list nháp: Để đối chiếu tên hàng, số kiện, trọng lượng với vận đơn hoặc booking của lô
• Bản nháp C/O: Nếu lô hàng định hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt, để soát trước khi nhà cung cấp xin cấp
• Loại hình nhập hoặc xuất: Kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu hay tạm nhập, kèm cảng đến và ngày tàu dự kiến chạy

Hồ sơ hay vướng nhất là lô hàng thuộc diện kiểm tra chất lượng mà doanh nghiệp chỉ biết khi hàng đã cập cảng. Gửi datasheet có ghi tiêu chuẩn ngay từ lúc chốt đơn thường tiết kiệm được nhiều ngày hơn bất kỳ thao tác nào sau khi tàu đến.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục hải quan, tra cứu mã HS hoặc nhận báo giá cước vận chuyển trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên của Everest Logistics để được hỗ trợ phương án tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hồ sơ hải quan xuất khẩu có cần vận đơn và packing list không?

Không cần nộp, vì hai chứng từ này không thuộc danh mục tại khoản 1 Điều 16. Doanh nghiệp lưu vận đơn và bảng kê chi tiết theo Điều 16a, rồi xuất trình khi hải quan yêu cầu.

Chứng từ hải quan dùng bản scan hay phải có bản gốc?

Khi làm thủ tục, chứng từ được khai theo chỉ tiêu hoặc nộp bản scan có chữ ký số trên Hệ thống. Bản gốc giấy hoặc điện tử được lưu tại doanh nghiệp để xuất trình khi kiểm tra sau thông quan.

Hàng xuất khẩu có bắt buộc phải xin C/O không?

Không, vì C/O không thuộc danh mục chứng từ phải nộp khi làm thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam. Doanh nghiệp xin C/O khi người mua cần chứng từ này để hưởng thuế suất ưu đãi ở nước nhập khẩu, nên điều khoản C/O nên được ghi ngay trong hợp đồng.

Nhập khẩu ủy thác thì ai đứng tên và lưu chứng từ?

Bên nhận ủy thác đứng tên tờ khai, và hợp đồng ủy thác phải nộp trong các trường hợp Điều 16 yêu cầu, chẳng hạn khi giấy phép hoặc điều kiện kinh doanh đứng tên bên ủy thác. Vì hồ sơ gốc thường nằm ở bên ủy thác, hai bên nên thống nhất bằng văn bản ai giữ bản gốc để xuất trình khi kiểm tra sau thông quan.

Hàng mẫu không thanh toán thì hồ sơ hải quan gồm gì?

Hàng không có hóa đơn và người mua không thanh toán thì không phải nộp hóa đơn thương mại, người khai ghi trị giá theo quy định về trị giá hải quan. Hồ sơ vẫn cần tờ khai, vận đơn hoặc chứng từ chuyển phát, kèm giấy phép hay kết quả kiểm tra khi mẫu thuộc nhóm hàng phải quản lý chuyên ngành.