Tờ khai hải quan xuất khẩu: cách đọc từng chỉ tiêu trên VNACCS

Mỗi lô hàng xuất khẩu chính ngạch đều có một tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS. Bài viết hướng dẫn cách đọc tờ khai hải quan xuất khẩu theo từng nhóm chỉ tiêu, từ số tờ khai đến thuế. Đọc sai một chỉ tiêu có thể dẫn đến khai bổ sung hoặc chậm xếp hàng. Nội dung đối chiếu văn bản còn hiệu lực đến tháng 10/2026.

1. Tờ khai hải quan xuất khẩu là gì và căn cứ pháp lý của mẫu tờ khai

Hình 1: Mốc hiệu lực các văn bản quy định chỉ tiêu tờ khai hải quan xuất khẩu từ 2015 đến 2026

Tờ khai hải quan xuất khẩu là chứng từ khai với cơ quan hải quan về lô hàng đưa ra khỏi Việt Nam. Tờ khai ghi người mua, người bán, mục đích xuất khẩu, trị giá, mã hàng và thuế. Phương thức khai chủ yếu là khai điện tử qua VNACCS/VCIS.

1.1. Tờ khai điện tử VNACCS và mẫu tờ khai giấy HQ/2015/XK

Nhiều tài liệu giải thích "Ô số 1" đến "Ô số 31" như tờ khai điện tử. Thực tế, 31 ô đó thuộc mẫu giấy.

Tiêu chí	Tờ khai điện tử VNACCS	Mẫu giấy HQ/2015/XK
Căn cứ	Mẫu số 02, Phụ lục I Thông tư 39/2018/TT-BTC	Phụ lục IV Thông tư 38/2015/TT-BTC
Cách lập	Nhập trên phần mềm, gửi EDA, đăng ký bằng EDC	Điền 31 ô, ký, đóng dấu
Phân luồng	Mã phân loại kiểm tra	Ô 28 "Kết quả phân luồng"
Phạm vi	Phần lớn lô hàng	Trường hợp khai giấy theo quy định

Mẫu giấy có tại Vietnam Trade Portal. Các bước truyền và ký số nằm trong bài quy trình khai báo hải quan điện tử trên VNACCS.

1.2. Văn bản quy định chỉ tiêu thông tin còn hiệu lực năm 2026

Chỉ tiêu trên tờ khai hải quan hàng xuất khẩu đã qua nhiều lần sửa đổi. Các văn bản cần nắm gồm:

Văn bản	Nội dung	Hiệu lực
Thông tư 38/2015/TT-BTC	Phụ lục II chỉ tiêu, Phụ lục IV mẫu giấy	Văn bản gốc
Thông tư 39/2018/TT-BTC	Phụ lục I thay Phụ lục II, chỉ tiêu 2.1 đến 2.80	05/6/2018
Thông tư 121/2025/TT-BTC	Sửa một số nội dung Phụ lục II và Điều 16	01/02/2026
Quyết định 1357/QĐ-TCHQ	Bảng mã loại hình	01/6/2021

Năm 2025, Cục Hải quan vẫn dẫn chiếu Quyết định 1357/QĐ-TCHQ tại Công văn 9076/CHQ-GSQL. Doanh nghiệp cần đối chiếu phần sửa tại Thông tư 121/2025/TT-BTC trước khi khai.

2. Cấu trúc tờ khai xuất khẩu và nhóm thông tin chung

Hình 2: Bố cục tờ khai hải quan xuất khẩu VNACCS: sáu vùng nhóm A và nhóm B từng dòng hàng

Mẫu số 02 chia chỉ tiêu thành hai nhóm. Nhóm A là thông tin chung, từ chỉ tiêu 2.1 đến 2.64. Nhóm B là chi tiết từng dòng hàng, từ chỉ tiêu 2.65.

2.1. Số tờ khai, số tờ khai đầu tiên và tờ khai nhánh

Ba chỉ tiêu đầu giúp nhận diện tờ khai.

Chỉ tiêu	Cách đọc
2.1 Số tờ khai	Hệ thống tự cấp 12 ký tự; dùng 11 ký tự đầu, ký tự 12 là số lần khai bổ sung
2.2 Số tờ khai đầu tiên	Lô hơn 50 dòng hàng phải tách tờ khai; tờ đầu ghi "F"
2.3 Số tờ khai tạm nhập tái xuất tương ứng	Chỉ có khi tái xuất hàng tạm nhập hoặc xuất lô đã tạm xuất

Ký tự cuối đổi sau mỗi lần khai bổ sung. Đây là lý do bản in mã vạch tờ khai đôi khi lệch bản in cũ.

2.2. Mã phân loại kiểm tra và kết quả phân luồng

Mã phân loại kiểm tra do hệ thống trả về sau khi đăng ký, người khai không nhập.

Mã	Luồng	Hình thức kiểm tra
1	Xanh	Chấp nhận thông tin khai
2	Vàng	Kiểm tra hồ sơ
3	Đỏ	Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa

Căn cứ là Điều 19 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC. Luồng xanh không loại trừ kiểm tra sau thông quan.

2.3. Người xuất khẩu, người nhập khẩu, vận đơn và địa điểm xếp hàng

Các điểm cần đọc kỹ trong nhóm này gồm:

• Tên người nhập khẩu: Là người mua theo hợp đồng, kể cả khi mua bán qua bên thứ ba
• Số vận đơn: Là số quản lý hàng hóa do hệ thống cấp, tối đa 5 số
• Địa điểm lưu kho, xếp hàng: Ghi mã kho tập kết và mã cảng theo UN LOCODE.

Mã phương thức vận chuyển là chỉ tiêu 2.6. Các mã gồm 1 đường không, 2 biển container, 3 biển hàng rời, 4 đường bộ, 5 đường sắt, 6 đường sông, 9 khác. Hàng đóng chung container tại kho CFS để đi biển chọn mã 3.

3. Bảng mã loại hình xuất khẩu và cách nhận biết

Hình 3: Cách nhận biết mã loại hình xuất khẩu theo chữ cái đầu: nhóm B, E, G, C và H

Mã loại hình là chỉ tiêu 2.4, thể hiện mục đích xuất khẩu. Quyết định 1357/QĐ-TCHQ quy định 16 mã xuất khẩu, bảng dưới liệt kê 15 mã.

Mã	Tên loại hình
B11	Xuất kinh doanh
B12	Xuất sau khi đã tạm xuất
B13	Xuất khẩu hàng đã nhập khẩu
E42	Xuất khẩu sản phẩm của doanh nghiệp chế xuất
E52	Xuất sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài
E54	Xuất nguyên liệu gia công từ hợp đồng này sang hợp đồng khác
E62	Xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu
E82	Xuất nguyên liệu, vật tư thuê gia công ở nước ngoài
G21	Tái xuất hàng kinh doanh tạm nhập tái xuất
G22	Tái xuất máy móc, thiết bị tạm nhập phục vụ dự án có thời hạn
G23	Tái xuất hàng tạm nhập miễn thuế
G24	Tái xuất khác
G61	Tạm xuất hàng hóa
C12	Hàng hóa từ kho ngoại quan xuất đi nước ngoài
H21	Xuất khẩu hàng khác

Mã còn lại là C22, liên quan khu phi thuế quan. Doanh nghiệp tra hướng dẫn đi kèm quyết định trước khi dùng mã này.

Cách nhận biết nhanh theo chữ cái đầu như sau:

• Nhóm B: Xuất khẩu kinh doanh
• Nhóm E: Chế xuất, gia công, sản xuất xuất khẩu
• Nhóm G: Tạm xuất, tái xuất
• Nhóm C và H: Kho ngoại quan, khu phi thuế quan và trường hợp khác.

Chọn sai mã loại hình kéo theo sai chính sách thuế và sai bộ hồ sơ. Với hàng gia công, sai mã còn làm lệch báo cáo quyết toán.

4. Cách đọc hóa đơn, trị giá, mã HS và thuế xuất khẩu

Hình 4: Chỉ tiêu điều kiện giá, trị giá, mã HS và văn bản pháp luật trên tờ khai xuất khẩu

Nhóm chỉ tiêu tài chính quyết định trị giá hải quan và số thuế.

4.1. Hóa đơn, phương thức thanh toán và điều kiện giá hóa đơn

Chỉ tiêu 2.34 phân loại hóa đơn. Mã "A" là hóa đơn thương mại, "B" là chứng từ tương đương hoặc không có hóa đơn, "D" là hóa đơn điện tử.

Chỉ tiêu 2.38 ghi phương thức thanh toán. Mã thường gặp là TTR chuyển tiền bằng điện, LC tín dụng thư, DP và DA nhờ thu, KHONGTT không thanh toán. Mã KC dùng cho hình thức khác, kể cả TT, kèm ghi chú phương thức thực tế.

Chỉ tiêu 2.39 có 4 ô: điều kiện giao hàng, mã tiền tệ, tổng trị giá và mã phân loại giá. Mã phân loại giá "A" là hàng phải trả tiền, "B" là hàng không trả tiền, "C" gồm cả hai. Điều kiện giao hàng phải khớp hợp đồng; xem thêm bài điều kiện Incoterms 2020.

4.2. Trị giá tính thuế và thuế xuất khẩu nếu có

Trị giá hải quan hàng xuất khẩu là giá bán tính đến cửa khẩu xuất. Giá này không gồm phí bảo hiểm và phí vận tải quốc tế.

Điều kiện giá FOB, DAP hoặc DAF thì không cần nhập ô trị giá tính thuế. Điều kiện khác thì nhập tổng trị giá hải quan.

Thuế xuất khẩu chỉ áp dụng với mặt hàng có tên trong Biểu thuế xuất khẩu. Biểu này ban hành kèm Nghị định 26/2023/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi. Hệ thống tự xác định thuế suất theo mã hàng.

Mã thời hạn nộp thuế gồm "A" bảo lãnh riêng, "B" bảo lãnh chung, "C" không cần bảo lãnh, "D" nộp thuế ngay.

4.3. Mã số hàng hóa, mô tả hàng và mã văn bản pháp luật khác

Nhóm B lặp lại cho từng dòng hàng. Các chỉ tiêu cần đối chiếu gồm:

• Mã số hàng hóa (2.65): Khai đủ 8 số; cách xác định xem bài cách tra cứu và áp mã HS
• Mô tả hàng hóa (2.69): Ghi tên, quy cách, model; xuất xứ khai theo cú pháp "mô tả hàng hóa#&VN"
• Đơn giá (2.75): Đơn giá nhân số lượng bằng trị giá hóa đơn, sai số ±1
• Mã văn bản pháp luật khác (2.80): Bắt buộc với hàng quản lý chuyên ngành, tối đa 5 mã
• Phần ghi chú (2.57): Tối đa 100 ký tự, ghi số hợp đồng.

5. Hồ sơ đi kèm, thời điểm mở tờ khai và lỗi đọc thường gặp

Hình 5: Năm lỗi đọc tờ khai hải quan xuất khẩu dẫn đến khai bổ sung và chỉ tiêu liên quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ đi kèm và mở tờ khai đúng thời điểm.

5.1. Checklist hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu

Từ 01/02/2026, Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC. Hồ sơ gồm các chứng từ chính sau:

Chứng từ	Khi nào cần
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu	Mọi lô hàng
Hóa đơn thương mại	Người mua phải thanh toán; hóa đơn thương mại điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP lập trước khi khai thì không phải nộp
Giấy phép xuất khẩu	Hàng quản lý bằng giấy phép
Kết quả hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành	Hàng thuộc diện kiểm tra
Chứng từ đủ điều kiện xuất khẩu	Theo pháp luật về đầu tư
Hợp đồng ủy thác	Ủy thác hàng cần giấy phép hoặc kiểm tra

Packing list và vận đơn dùng để đối chiếu số kiện.

5.2. Thời điểm được mở tờ khai xuất khẩu

Theo Điều 25 Luật Hải quan 2014, tờ khai nộp sau khi hàng đã tập kết tại địa điểm thông báo. Hạn chót là 4 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh, hàng chuyển phát nhanh là 2 giờ.

5.3. Năm lỗi đọc tờ khai dẫn đến khai bổ sung

Các lỗi dưới đây đều phát hiện được khi đọc bản nháp.

Lỗi	Chỉ tiêu
Dùng 31 ô mẫu giấy để soát tờ khai điện tử	Toàn bộ
Chọn mã 2 cho hàng lẻ đóng tại CFS	2.6
Điều kiện giá khác hợp đồng	2.39
Người nhập khẩu khác người mua trên hợp đồng	2.19
Thiếu mã văn bản pháp luật cho hàng chuyên ngành	2.80

6. Rút ngắn thời gian rà soát tờ khai xuất khẩu với Everest Logistics

Everest Logistics (Everlog) cung cấp giải pháp dịch vụ hải quan trọn gói chuyên nghiệp, tối ưu chi phí và thời gian thông quan cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại các cụm cảng và sân bay trọng điểm (Cát Lái, Cái Mép, Tân Sơn Nhất).

6.1. Năng lực tuyến, đối tác hãng tàu/hãng bay và cam kết vận hành của Everest

Everest Logistics thành lập năm 2018 tại TP.HCM, vận hành theo nguyên tắc "Từ hồ sơ đến bàn giao". Phạm vi hỗ trợ gồm:

• Hải quan: Khai báo trọn gói, tư vấn mã HS, xin C/O, giấy phép chuyên ngành
• Kiểm tra chuyên ngành: Kiểm dịch, hun trùng hàng xuất khẩu
• Vận chuyển: Đường biển FCL, LCL và hàng không đi Trung Quốc, Mỹ, EU, ASEAN.

Everest không cam kết kết quả phân luồng. Quyết định thông quan thuộc cơ quan hải quan.

6.2. Quy trình tiếp nhận hồ sơ và báo giá minh bạch

Quy trình tiếp nhận gồm các bước sau:

• Bước 1. Nhận chứng từ: Hợp đồng, hóa đơn, packing list, booking
• Bước 2. Rà soát: Kiểm tra mã loại hình, mã HS, điều kiện giá
• Bước 3. Duyệt bản nháp: Doanh nghiệp xác nhận trước khi đăng ký chính thức
• Bước 4. Báo giá: Theo số dòng hàng và loại hình.

Yêu cầu gửi qua trang liên hệ Everest Logistics.

6.3. Bảng phụ phí tham khảo và chính sách hỗ trợ doanh nghiệp XNK

Mức cụ thể được xác nhận khi báo giá.

Hạng mục	Mức tham khảo
Phí dịch vụ khai thuê	Báo giá theo lô
Phí hải quan	Theo biểu phí hiện hành của Bộ Tài chính
Phí kiểm dịch, C/O	Theo biểu phí của đơn vị cấp

Chính sách hỗ trợ áp dụng theo từng hợp đồng dịch vụ.

Trước khi đăng ký, nên đặt bản nháp tờ khai cạnh hợp đồng và hóa đơn. Ba chỉ tiêu cần dò đầu tiên là mã loại hình, điều kiện giá và mã phương thức vận chuyển. Sai một chỉ tiêu thường phải khai bổ sung khi hàng đã vào cảng.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục hải quan, tra cứu mã HS hoặc nhận báo giá cước vận chuyển trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên của Everest Logistics để được hỗ trợ phương án tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Làm cách nào để khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu?

Người khai nhập chỉ tiêu mẫu số 02 trên phần mềm VNACCS, gửi nghiệp vụ EDA rồi đăng ký chính thức bằng EDC.

Khi nào được mở tờ khai xuất khẩu?

Sau khi hàng tập kết tại địa điểm đã thông báo, chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.

Bộ tờ khai hải quan xuất khẩu gồm những gì?

Bản in gồm phần thông tin chung và phần chi tiết từng dòng hàng, kèm hóa đơn, giấy phép nếu có.

Làm cách nào để xem tờ khai xuất khẩu?

Xem lại trên phần mềm khai báo hoặc tra cứu trên Cổng thông tin điện tử Hải quan bằng số tờ khai.

Tờ khai xuất khẩu có giá trị trong bao lâu nếu hàng chưa đưa vào khu vực giám sát?

Hàng phải vào khu vực giám sát tại cửa khẩu xuất trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký. Quá hạn, tờ khai hết giá trị theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC.