Thủ tục hải quan là gì? Ai làm gì, mất bao lâu, tốn bao nhiêu và có nên tự làm

Thủ tục hải quan là toàn bộ công việc mà doanh nghiệp và cơ quan hải quan phải làm để một lô hàng được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu: doanh nghiệp khai báo, xuất trình hàng khi được yêu cầu và nộp thuế, còn hải quan tiếp nhận, kiểm tra và quyết định thông quan. Người mới thường thấy thủ tục này khó vì luật chỉ quy định thời hạn của từng khâu, trong khi chi phí thật lại nằm ở những ngày container phải chờ ở cảng khi chứng từ chưa sẵn sàng. Bài viết giải thích ai làm việc gì, một lô hàng mất bao lâu, tốn những khoản nào và dùng một ví dụ có số liệu để giúp doanh nghiệp quyết định nên tự khai hay thuê đại lý.

1. Thủ tục hải quan là gì và doanh nghiệp phải tự làm những việc nào

Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014 định nghĩa thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. Định nghĩa này cho thấy thủ tục luôn có hai phía, nên muốn biết một lô hàng sẽ mất bao lâu thì doanh nghiệp phải hiểu phần việc nào nằm trong tay mình và phần nào thuộc về cơ quan hải quan.

1.1. Ba việc của người khai, bốn việc của cơ quan hải quan

Theo khoản 1 Điều 21 Luật Hải quan, người khai có ba việc: khai và nộp tờ khai cùng các chứng từ trong hồ sơ, đưa hàng đến địa điểm kiểm tra khi bị yêu cầu, và nộp thuế cùng các khoản phí, lệ phí. Cả ba việc này đều do doanh nghiệp chủ động, vì vậy phần lớn chậm trễ của một lô hàng bắt đầu từ đây, chẳng hạn chứng từ chưa khớp nhau hoặc thuế chưa được chuyển khoản.

Khoản 2 cùng điều giao cho cơ quan hải quan bốn việc gồm tiếp nhận và đăng ký hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa, tổ chức thu thuế, rồi quyết định thông quan hoặc giải phóng hàng. Cơ quan làm các việc này hiện là Cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính và các Chi cục Hải quan khu vực, nên khi đọc tài liệu cũ còn ghi Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp nên hiểu đó là cách gọi trước năm 2025.

Từ đó có thể trả lời câu hỏi khai báo hải quan là gì: đó là việc đầu tiên trong ba việc của người khai, gồm khai và nộp tờ khai cùng chứng từ, chứ không phải toàn bộ thủ tục. Một tờ khai đã truyền thành công nhưng thuế chưa nộp hoặc hàng chưa được kiểm tra xong thì lô hàng vẫn chưa được thông quan.

1.2. Ai được đứng ra làm thủ tục và ai chịu trách nhiệm

Khoản 14 Điều 4 Luật Hải quan cho phép chủ hàng hóa tự khai, hoặc giao cho đại lý làm thủ tục hải quan hay người được ủy quyền khai thay. Đại lý phải là doanh nghiệp đủ điều kiện theo Điều 20 và có nhân viên đã được cấp mã số, nên doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị nhận khai thuê cho biết họ có đáp ứng điều kiện này hay không trước khi giao chứng từ.

Điều người mới hay hiểu nhầm là thuê đại lý không chuyển hết trách nhiệm sang đại lý. Điều 16a Thông tư 38/2015/TT-BTC, theo bản sửa đổi tại Thông tư 121/2025/TT-BTC, quy định rằng khi đại lý khai thay thì chủ hàng vẫn là bên lưu hồ sơ, và thuế phải nộp vẫn tính cho doanh nghiệp đứng tên người nhập khẩu hoặc xuất khẩu trên tờ khai. Vì vậy, dù thuê ngoài, doanh nghiệp vẫn nên tự kiểm tra tên hàng, mã HS và trị giá trước khi đại lý đăng ký tờ khai.

2. Hồ sơ hải quan, cách khai và loại hình: một lô hàng đi qua những khâu nào

Theo Điều 24 Luật Hải quan, một bộ hồ sơ hải quan có tờ khai cùng các chứng từ liên quan đến lô hàng, ở dạng giấy hoặc điện tử. Với một lô hàng mua bán thông thường, doanh nghiệp cần có hóa đơn thương mại, vận đơn và danh sách hàng; nếu mặt hàng thuộc diện quản lý thì thêm giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành, và nếu muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo hiệp định thì cần chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O). Danh mục chứng từ hải quan phải nộp và phải lưu cho từng chiều nhập, xuất được liệt kê riêng, để doanh nghiệp đối chiếu trước khi giao bộ hồ sơ cho người khai.

Chỉ tiêu quan trọng nhất trên tờ khai là mã HS của từng dòng hàng, vì mã này quyết định thuế suất, giấy phép phải có và việc hàng có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Chọn sai mã HS là nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế sau này, kể cả khi lô hàng đã được thông quan suôn sẻ.

Khâu	Việc chính	Ai làm	Dễ chậm ở đâu
Trước khi hàng đi	Kiểm tra mặt hàng có cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, xác định mã HS	Doanh nghiệp, đại lý	Hàng thuộc diện quản lý nhưng chưa xin phép
Khai báo	Nhập dữ liệu, truyền và đăng ký tờ khai điện tử	Doanh nghiệp, đại lý	Hóa đơn, vận đơn, danh sách hàng không khớp
Kiểm tra	Hệ thống phân luồng; hải quan kiểm tra hồ sơ hoặc hàng	Cơ quan hải quan	Luồng đỏ, chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành
Nộp thuế	Nộp thuế hoặc có bảo lãnh của ngân hàng	Doanh nghiệp	Thuế chưa vào tài khoản ngân sách
Thông quan, lấy hàng	Hải quan quyết định thông quan, doanh nghiệp đưa hàng ra khỏi cảng	Hai bên	Lệnh giao hàng, phí cảng, xe kéo

Bảng trên là quy trình làm thủ tục hải quan ở mức khung chung, áp dụng cho cả hàng xuất và hàng nhập. Trình tự chi tiết cho một lô hàng nhập, từ lúc nhận thông báo hàng đến tới khi container về kho kèm mốc thời gian từng ngày, được trình bày trong bài hướng dẫn thủ tục hải quan nhập khẩu của Everest Logistics.

Về cách khai, khoản 2 Điều 29 Luật Hải quan quy định việc khai hải quan được thực hiện theo phương thức điện tử, chỉ một số trường hợp do Chính phủ quy định mới được khai trên tờ khai giấy. Vì vậy với hàng mua bán thông thường, thủ tục hải quan điện tử là bắt buộc chứ không phải lựa chọn, và doanh nghiệp muốn tự khai phải có chữ ký số, phần mềm khai báo cùng tài khoản kết nối với hệ thống của hải quan.

Mỗi tờ khai còn mang một mã loại hình theo Quyết định 1357/QĐ-TCHQ để thể hiện mục đích của lô hàng, chẳng hạn A11 là nhập kinh doanh tiêu dùng, A12 là nhập kinh doanh sản xuất và B11 là xuất kinh doanh. Trình tự khai, phân luồng và nộp thuế của các loại hình gần giống nhau, nhưng doanh nghiệp gia công hoặc sản xuất xuất khẩu còn phải thông báo cơ sở sản xuất và có thể bị kiểm tra cơ sở sản xuất trước lô nguyên liệu đầu tiên, nên phần việc này cần làm sớm hơn lịch hàng về. Sau mỗi năm tài chính, nhóm doanh nghiệp này còn phải nộp báo cáo quyết toán hải quan về nguyên liệu nhập, xuất và tồn, nên số liệu khai trên từng tờ khai cần khớp với sổ kho ngay từ lô đầu tiên.

3. Phân luồng hải quan xanh, vàng, đỏ ảnh hưởng thế nào đến thời gian và chi phí

Ngay khi tờ khai được đăng ký, hệ thống của hải quan phân loại tờ khai theo mức độ rủi ro và trả kết quả về cho người khai. Khoản 3 Điều 19 Thông tư 38/2015/TT-BTC, với nội dung do Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa, đặt ra ba mức xử lý mà người làm nghề quen gọi là luồng xanh, vàng và đỏ.

Luồng	Hải quan làm gì	Doanh nghiệp làm tiếp	Ảnh hưởng đến chi phí
Xanh	Chấp nhận thông tin khai, không kiểm tra chi tiết	Nộp thuế, lấy hàng	Gần như không phát sinh thêm
Vàng	Kiểm tra chứng từ trong hồ sơ	Nộp chứng từ qua hệ thống, giải trình nếu được hỏi	Thêm thời gian chờ, tối đa 02 giờ làm việc từ khi nộp đủ
Đỏ	Kiểm tra thực tế hàng hóa	Đưa container đến khu kiểm hóa, mở hàng	Phí nâng hạ, di chuyển container, công mở hàng và thêm ngày lưu bãi

Phân luồng đỏ không có nghĩa là doanh nghiệp vi phạm, vì Điều 17 Luật Hải quan quy định việc chọn tờ khai để kiểm tra dựa trên quản lý rủi ro, nên trên thực tế doanh nghiệp mới hoặc mặt hàng mới thường dễ bị chọn kiểm tra hơn. Doanh nghiệp không thể chọn luồng, nhưng có thể giảm chi phí khi bị luồng đỏ bằng cách chuẩn bị sẵn danh sách hàng chi tiết theo từng kiện, để khi mở container hải quan đối chiếu nhanh và không phải rút toàn bộ hàng ra.

Sau khi tờ khai được thông quan, hàng vẫn phải qua khu vực giám sát của cảng. Tùy cảng, doanh nghiệp chỉ cần báo số tờ khai hoặc phải in danh sách container có mã vạch để xe được ra cổng.

4. Làm thủ tục hải quan mất bao lâu

Luật không quy định tổng thời gian thông quan một lô hàng, mà đặt thời hạn riêng cho từng bên. Vì vậy, khi một đơn vị cam kết "thông quan trong ngày", doanh nghiệp nên hỏi lại cam kết đó tính từ khi nào và đã gồm thời gian chờ kiểm tra chuyên ngành hay chưa.

4.1. Thời hạn dành cho doanh nghiệp

Điều 25 Luật Hải quan cho hàng nhập hai lựa chọn là nộp tờ khai trước khi hàng tới cửa khẩu hoặc nộp trong vòng 30 ngày tính từ ngày hàng tới, còn hàng xuất chỉ được khai sau khi đã tập kết và chậm nhất 04 giờ trước giờ phương tiện vận tải xuất cảnh. Mỗi tờ khai sau khi đăng ký chỉ dùng để làm thủ tục được trong 15 ngày, nên khai quá sớm khi lịch tàu chưa chắc chắn cũng có thể khiến tờ khai hết giá trị.

Cái bẫy với người mới là hạn 30 ngày của hàng nhập. Đây chỉ là hạn để không bị xử phạt về khai báo, trong khi hãng tàu và cảng chỉ miễn phí lưu container trong một số ngày nhất định, thường ngắn hơn nhiều. Một lô hàng khai đúng hạn luật nhưng nằm cảng hai tuần vẫn có thể tốn phí lưu container lớn hơn cả phí làm thủ tục.

4.2. Thời hạn của cơ quan hải quan và những khâu nằm ngoài thời hạn đó

Khoản 2 Điều 23 Luật Hải quan yêu cầu hải quan kiểm tra hồ sơ chậm nhất trong 02 giờ làm việc và kiểm tra thực tế hàng hóa chậm nhất trong 08 giờ làm việc, tính từ khi người khai đã nộp đủ hồ sơ và xuất trình đủ hàng. Lô hàng lớn hoặc phức tạp có thể được gia hạn thêm tối đa 02 ngày.

Các mốc này chỉ bắt đầu chạy khi doanh nghiệp đã nộp đủ, nên thời gian thực tế phụ thuộc chủ yếu vào ba khâu nằm ngoài tay hải quan: chứng từ có sẵn và khớp nhau chưa, hàng có phải chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành không, và thuế đã được nộp hay có bảo lãnh chưa. Vì khâu thuế nằm trong tay doanh nghiệp, kế toán nên chuẩn bị sẵn tài khoản và cách nộp thuế nhập khẩu online trước ngày hàng về, để tờ khai không phải chờ tiền vào ngân sách. Với hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, Điều 37 chỉ cho thông quan khi đã có kết quả kiểm tra hoặc thông báo miễn kiểm tra, nên khâu này thường quyết định lô hàng xong trong một ngày hay kéo dài nhiều ngày.

5. Chi phí làm thủ tục hải quan gồm những khoản nào

Khoản lớn nhất của một lô hàng nhập thường là thuế nhập khẩu và thuế GTGT khâu nhập khẩu, tính theo mã HS, trị giá tính thuế và xuất xứ. Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ được trừ lại phần thuế GTGT đã nộp ở khâu nhập, nên chi phí thực của doanh nghiệp chủ yếu là thuế nhập khẩu và các khoản phí dưới đây.

Khoản	Mức hoặc cách tính	Ghi chú cho người mới
Lệ phí làm thủ tục hải quan	20.000 đồng mỗi tờ khai theo Thông tư 86/2025/TT-BTC	Một lô nhiều hơn 50 dòng hàng phải tách tờ khai nên lệ phí tăng theo
Phí kiểm tra chuyên ngành	Theo biểu phí của cơ quan kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm	Chỉ phát sinh với mặt hàng thuộc diện quản lý
Phí dịch vụ khai thuê	Do đại lý báo, thường theo tờ khai và phụ thu khi bị luồng đỏ	Hỏi rõ phí đã gồm đi cảng kiểm hóa hay chưa
Phí cảng, hãng tàu	Phí xếp dỡ, lệnh giao hàng, nâng hạ container	Phát sinh với mọi lô, không phụ thuộc ai khai
Phí lưu container, lưu bãi	Theo ngày, sau thời gian miễn phí	Khoản dễ đội nhất khi chứng từ hoặc giấy phép chậm

Nhìn vào bảng, khoản doanh nghiệp kiểm soát được nhiều nhất không phải phí dịch vụ mà là số ngày hàng nằm cảng. Một ngày chậm vì thiếu giấy phép có thể tốn hơn phí khai thuê của cả lô hàng. Khi so báo giá giữa các đơn vị, doanh nghiệp nên tách riêng phí thông quan hàng hóa khỏi phí cảng và phí lưu container để biết khoản nào thực sự do đại lý quyết định.

6. Tự khai có rẻ hơn thuê đại lý khi mỗi năm có 24 hay 180 tờ khai

Để tự khai, doanh nghiệp cần tài khoản kết nối với hệ thống hải quan, chữ ký số, phần mềm khai báo tương thích và người hiểu nghiệp vụ, như mô tả trong bài khai báo hải quan điện tử trên VNACCS. Hai doanh nghiệp A và B dưới đây là giả định, cùng nhập linh kiện thông thường về Cát Lái và không thuộc diện giấy phép, nên khác biệt giữa hai bên chỉ nằm ở số tờ khai mỗi năm và việc đã có nhân viên xuất nhập khẩu hay chưa.

6.1. Chi phí một năm của doanh nghiệp A và doanh nghiệp B

Doanh nghiệp A nhập 2 lô mỗi tháng, tức 24 tờ khai một năm, chưa có nhân viên xuất nhập khẩu nên kế toán sẽ kiêm việc khai. Doanh nghiệp B nhập 15 lô mỗi tháng, tức 180 tờ khai một năm, đã có một nhân viên xuất nhập khẩu lương 15 triệu đồng mỗi tháng. Giả định chữ ký số 1,8 triệu đồng và phần mềm khai báo 3,5 triệu đồng mỗi năm, phí khai thuê 1 triệu đồng mỗi tờ khai cộng 0,5 triệu đồng khi bị luồng đỏ, tỷ lệ luồng đỏ khoảng 10%.

Khoản (triệu đồng/năm, giả định)	A thuê đại lý	A tự khai	B thuê đại lý	B tự khai
Chữ ký số, phần mềm khai báo	0	5,3	0	5,3
Phí khai thuê theo tờ khai	24,0	0	180,0	0
Phụ thu luồng đỏ	1,0	0	9,0	0
Công nhân sự cho việc khai và đi cảng	0	14,4	0	108,0
Tổng	25,0	19,7	189,0	113,3

Với A, công kế toán được tính 0,6 triệu đồng cho mỗi lô vì người chưa quen nghiệp vụ mất khoảng một ngày công để khai và theo lô hàng. Với B, giả định nhân viên dành 60% thời gian cho việc khai, tương đương 108 triệu đồng mỗi năm. Lệ phí 20.000 đồng mỗi tờ khai phải nộp ở cả hai phương án nên không đưa vào bảng.

6.2. Quy mô nào nên chuyển sang tự khai

Trên giấy, doanh nghiệp A tiết kiệm khoảng 5,3 triệu đồng mỗi năm nếu tự khai, nhưng chỉ cần một lô khai sai mã loại hình phải hủy tờ khai và mở lại, container nằm thêm ba ngày với phí lưu giả định 1,2 triệu đồng mỗi ngày, là khoản tiết kiệm đã gần như mất hết. Doanh nghiệp ở quy mô này nên thuê đại lý trong năm đầu, đồng thời yêu cầu đại lý gửi bản nháp tờ khai để kế toán học cách đọc và kiểm tra trước khi đăng ký.

Doanh nghiệp B tiết kiệm khoảng 75,7 triệu đồng mỗi năm khi tự khai, vì chi phí cố định được chia cho nhiều tờ khai và nhân viên đã quen mặt hàng. Tuy vậy, B vẫn nên thuê ngoài cho những lô có mặt hàng mới, hàng phải kiểm tra chuyên ngành hoặc loại hình khác kinh doanh thông thường, vì đây là những lô dễ sai và tốn công đi lại nhất. Doanh nghiệp quyết định tự khai có thể xem các bước cụ thể trong bài mở tờ khai hải quan, gồm điều kiện tài khoản, các chỉ tiêu hay sai và cách xử lý sau phân luồng.

7. Trách nhiệm sau thông quan và thay đổi từ 01/3/2027

Nhiều doanh nghiệp coi việc container ra khỏi cảng là kết thúc thủ tục, trong khi trách nhiệm về nội dung đã khai còn kéo dài nhiều năm sau. Đây là phần rủi ro mà người mới ít để ý nhất, vì nó không làm chậm lô hàng trước mắt mà xuất hiện khi doanh nghiệp đã quên chi tiết của lô hàng đó.

7.1. Kiểm tra sau thông quan và khai bổ sung

Theo Điều 77 và Điều 78 Luật Hải quan, cơ quan hải quan được kiểm tra hồ sơ, sổ kế toán, chứng từ và cả hàng hóa nếu chưa quá 05 năm tính từ lúc tờ khai được đăng ký, khi có dấu hiệu vi phạm, theo quản lý rủi ro hoặc để đánh giá mức độ tuân thủ. Vì vậy doanh nghiệp phải lưu đủ hồ sơ của từng lô trong 05 năm, kể cả hợp đồng, danh sách hàng và tài liệu kỹ thuật không phải nộp khi làm thủ tục.

Nếu tự phát hiện sai sót, khoản 4 Điều 29 Luật Hải quan cho phép khai bổ sung trong 60 ngày kể từ ngày thông quan, trước khi hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra. Khai bổ sung sớm thường chỉ phải nộp phần thuế chênh lệch và tiền chậm nộp, còn sai sót để hải quan tự tìm ra thì ngoài thuế còn có thể kèm quyết định phạt theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP, nghị định xử phạt hải quan áp dụng từ 01/7/2026 thay cho Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

7.2. Luật Hải quan sửa đổi thay đổi gì với doanh nghiệp

Quốc hội đã thông qua Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan số 11/2026/QH16 ngày 23/8/2026 và luật chỉ áp dụng từ 01/3/2027, nên đến hết 28/02/2027 doanh nghiệp vẫn làm theo quy định hiện hành. Thay đổi đáng chú ý nhất với người làm thủ tục là cơ quan hải quan không yêu cầu nộp lại hồ sơ đã có qua Cơ chế một cửa quốc gia, nên giấy phép và kết quả kiểm tra chuyên ngành được cấp điện tử sẽ ít phải nộp lại hơn.

Theo tóm tắt của báo chí, luật còn bổ sung quy định kiểm tra, giám sát hàng hóa mua bán qua thương mại điện tử, nâng thời hạn lưu giữ hàng trong kho ngoại quan lên tối đa 24 tháng và bãi bỏ quy định về kho bảo thuế. Doanh nghiệp đang dùng kho bảo thuế hoặc bán hàng qua sàn xuyên biên giới nên theo dõi văn bản hướng dẫn trong những tháng tới để chuẩn bị chuyển đổi.

8. Everest rà mặt hàng và gửi bản nháp tờ khai cho lô hàng đầu tiên

Với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu, Everest Logistics bắt đầu từ trước khi hàng rời kho người bán: tra mã HS, xem mặt hàng có cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không, ước tính thuế, rồi báo cho doanh nghiệp lô hàng cần chuẩn bị gì để thủ tục tại Cát Lái, Cái Mép hoặc Tân Sơn Nhất không bị kéo dài. Trước khi đăng ký, doanh nghiệp nhận bản nháp tờ khai để tự đọc lại tên hàng, mã HS và trị giá, nên vẫn nắm được nội dung mình chịu trách nhiệm theo mục 1.2 dù không tự khai.

Everest Logistics thành lập năm 2018, trụ sở tại TP.HCM. Doanh nghiệp chưa có người khai có thể giao cả ba việc của người khai cho dịch vụ hải quan trọn gói của Everest, từ nộp tờ khai, xử lý luồng vàng, luồng đỏ đến kéo hàng về kho, còn doanh nghiệp đã có nhân viên khai báo thường chỉ giao những lô có mặt hàng mới hoặc phải kiểm tra chuyên ngành, là nhóm dễ kéo dài nhất như đã nêu ở mục 4.

Khi đang chuẩn bị lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp có thể đặt lịch trao đổi với chuyên viên hải quan của Everest và gửi kèm bốn thông tin để được trả lời lô hàng cần giấy tờ gì, mất khoảng bao lâu:

• Mô tả mặt hàng: Công dụng, chất liệu, ảnh hoặc catalogue để tra mã HS và chính sách quản lý
• Hóa đơn hoặc báo giá của nhà cung cấp: Kèm điều kiện giao hàng đã thỏa thuận để ước tính trị giá tính thuế
• Nơi hàng về: Cảng hoặc sân bay đến và tháng dự kiến hàng về
• Số lô dự kiến mỗi tháng: Để so tự khai với thuê đại lý theo cách tính ở mục 6

Doanh nghiệp mới thường chỉ tìm hiểu thủ tục khi hàng đã cập cảng, lúc đó mọi thiếu sót về giấy phép hay C/O đều phải trả bằng phí lưu container. Gửi hóa đơn và mô tả hàng ngay khi chốt đơn với nhà cung cấp là cách rẻ nhất để lô hàng đầu tiên không bị giữ lại.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục hải quan, tra cứu mã HS hoặc nhận báo giá cước vận chuyển trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên của Everest Logistics để được hỗ trợ phương án tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Làm thủ tục hải quan ở đâu, có phải đến chi cục hải quan không?

Hầu hết tờ khai được khai và đăng ký điện tử, nên doanh nghiệp không cần mang hồ sơ giấy đến chi cục. Hàng nhập đăng ký tờ khai tại hải quan quản lý nơi lưu giữ hàng, cảng đích ghi trên vận đơn hoặc nơi doanh nghiệp có trụ sở, cơ sở sản xuất; doanh nghiệp chỉ phải có mặt khi bị kiểm tra thực tế hàng.

Cá nhân nhập hàng có phải làm thủ tục hải quan không?

Có, mọi hàng hóa đi qua biên giới đều phải làm thủ tục hải quan, kể cả hàng của cá nhân. Hàng gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh thường do doanh nghiệp chuyển phát khai thay, còn cá nhân nhập hàng để kinh doanh thường xuyên nên đăng ký doanh nghiệp để khai và khấu trừ thuế đúng cách.

Khai báo hải quan sai thì có bị phạt ngay không?

Không phải mọi sai sót đều bị phạt ngay. Nếu tự phát hiện và khai bổ sung đúng thời hạn, doanh nghiệp thường chỉ nộp phần thuế chênh lệch; việc xử phạt theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP áp dụng khi sai sót bị hải quan phát hiện hoặc khai bổ sung quá hạn.

Hàng mẫu, hàng không thanh toán có phải làm thủ tục hải quan không?

Có, hàng mẫu hay hàng biếu tặng vẫn phải khai hải quan dù không có hóa đơn thanh toán. Loại hình khai và chính sách thuế có thể khác hàng mua bán, nên doanh nghiệp cần nói rõ mục đích lô hàng khi nhờ đại lý khai.

Thuê đại lý làm thủ tục hải quan cần ký những giấy tờ gì?

Thông thường hai bên ký hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng đại lý làm thủ tục hải quan, kèm giấy ủy quyền cho từng lô hoặc theo thời hạn. Doanh nghiệp nên ghi rõ phạm vi việc đại lý làm, bên chịu phí phát sinh khi khai sai và việc bàn giao tờ khai, chứng từ nộp thuế sau khi thông quan.