Mở tờ khai hải quan: điều kiện, cách nhập liệu và xử lý sau phân luồng

Mỗi lô hàng xuất nhập khẩu thương mại bắt đầu bằng một tờ khai điện tử. Mở tờ khai hải quan là việc nhập dữ liệu lô hàng, gửi lên hệ thống và đăng ký để nhận số tờ khai. Tờ khai sai mã hoặc sai hạn kéo theo khai bổ sung, hủy tờ khai và phí lưu container. Bài viết hướng dẫn điều kiện, chứng từ, thao tác và xử lý sau phân luồng theo quy định đến tháng 10/2026.

1. Mở tờ khai hải quan là gì và ai được thực hiện

Trong nghiệp vụ, mở tờ khai gồm hai việc: khai hải quan và đăng ký tờ khai. Khai hải quan thực hiện theo phương thức điện tử, trừ trường hợp được khai giấy theo khoản 2 Điều 29 Luật Hải quan.

Tờ khai được đăng ký sau khi cơ quan hải quan chấp nhận việc khai. Chính sách quản lý và thuế áp dụng tại thời điểm đăng ký.

Với tờ khai hàng hóa, người khai theo khoản 14 Điều 4 Luật Hải quan gồm:

• Chủ hàng hóa: Doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu tự khai
• Đại lý làm thủ tục hải quan: Đơn vị khai thuê theo hợp đồng
• Người được ủy quyền: Người được chủ hàng ủy quyền làm thủ tục.

Tổng quan hệ thống có trong bài khai báo hải quan điện tử trên VNACCS; bài này tập trung vào thao tác.

2. Điều kiện cần có trước khi mở tờ khai hải quan

Hình 1: Sáu điều kiện trước khi mở tờ khai hải quan: tài khoản kết nối, chữ ký số, phần mềm

Hệ thống chỉ chấp nhận đăng ký khi người khai đủ điều kiện kỹ thuật, pháp lý và mở trong thời hạn luật định.

2.1. Tài khoản kết nối hệ thống và chữ ký số

Theo khoản 5 Điều 6 Thông tư 38/2015/TT-BTC, người khai phải đăng ký kết nối để được cấp tài khoản. Từ 01/02/2026, Thông tư 121/2025/TT-BTC cho phép đăng ký bằng tài khoản VNeID.

Khi đổi người sử dụng, email hoặc chữ ký số, doanh nghiệp phải báo ngay cho cơ quan hải quan. Từ 25/9/2026, Cục Hải quan triển khai rà soát dữ liệu tài khoản người sử dụng.

2.2. Phần mềm khai báo và danh mục mã cập nhật

Phần mềm khai báo phải do cơ quan hải quan cung cấp hoặc đã được Cục Hải quan xác nhận tương thích. ECUS là một ví dụ phần mềm phổ biến.

Từ 01/7/2026, một số mã đơn vị hải quan và mã địa điểm lưu kho được đồng bộ lại. Tờ khai dùng mã cũ không được tiếp nhận.

Hệ thống cũng kiểm tra tình trạng người khai theo khoản 2 Điều 19 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Doanh nghiệp bị cưỡng chế dừng làm thủ tục hoặc tạm ngừng kinh doanh sẽ bị từ chối.

2.3. Thời hạn mở tờ khai nhập khẩu và xuất khẩu

Hình 2: Thời hạn mở tờ khai nhập khẩu: trước ngày hàng đến hoặc trong 30 ngày kể từ ngày đến

Hình 3: Thời hạn mở tờ khai xuất khẩu: chậm nhất 4 giờ, chuyển phát nhanh 2 giờ trước xuất cảnh

Điều 25 Luật Hải quan quy định thời hạn nộp tờ khai theo từng chiều hàng.

Chiều hàng	Thời hạn mở tờ khai	Lưu ý
Nhập khẩu	Trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong 30 ngày kể từ ngày đến	Đủ chứng từ thì khai trước khi tàu cập
Xuất khẩu	Sau khi tập kết hàng, chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh	Đối chiếu giờ cắt hàng của hãng tàu
Xuất khẩu chuyển phát nhanh	Chậm nhất 2 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh	Áp dụng riêng
Hiệu lực tờ khai	15 ngày kể từ ngày đăng ký	Quá hạn có thể bị hủy

3. Bộ chứng từ cần chuẩn bị theo từng loại hình

Bảng dưới gắn chứng từ với tab sử dụng dữ liệu đó.

Loại hình	Chứng từ nền	Chứng từ phát sinh	Tab dùng dữ liệu
Nhập khẩu kinh doanh	Hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn	C/O, giấy phép, đăng ký kiểm tra chuyên ngành	Thông tin chung, danh sách hàng
Xuất khẩu kinh doanh	Hợp đồng, invoice, packing list, booking	Giấy phép xuất khẩu, chứng thư kiểm dịch	Thông tin chung, container

Hai quy tắc quyết định số tờ khai cần mở:

• Một vận đơn một tờ khai: Muốn khai nhiều tờ khai phải thông báo tách vận đơn, theo điểm i khoản 1 Điều 18
• Tối đa 50 dòng hàng: Lô trên 50 dòng phải khai trên nhiều tờ khai theo khoản 2 Điều 18.

Các khâu trước và sau tờ khai xem tại bài thủ tục để nhập một lô hàng.

4. Quy trình mở tờ khai hải quan trên phần mềm khai báo

Hình 4: Quy trình mở tờ khai hải quan 4 bước từ chọn mã loại hình đến đăng ký IDC, EDC

Cách mở tờ khai hải quan gồm bốn bước chung cho hàng nhập và hàng xuất. Tên tab có thể khác giữa các phần mềm.

4.1. Chọn nghiệp vụ và mã loại hình

Người khai chọn đăng ký mới tờ khai nhập khẩu theo nghiệp vụ IDA hoặc tờ khai xuất khẩu theo EDA. Sau đó chọn mã loại hình, cơ quan hải quan và mã phương thức vận chuyển.

Theo mục 3 Phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC, các chỉ tiêu này không được khai bổ sung. Sai sau khi đăng ký thì phải hủy tờ khai và mở lại.

4.2. Nhập tab thông tin chung

Cách làm tờ khai hải quan đúng bắt đầu từ việc lấy mỗi chỉ tiêu từ đúng chứng từ nguồn.

Nhóm chỉ tiêu	Lấy từ	Điểm cần soát
Người xuất khẩu, nhập khẩu	Hợp đồng	Mã số thuế
Vận đơn, số kiện, trọng lượng	Vận đơn	Khớp bản lược khai
Địa điểm lưu kho	Thông báo hàng đến	Mã theo danh mục mới
Hóa đơn, trị giá	Invoice, chứng từ cước	Incoterms, loại tiền
Giấy phép	Giấy phép	Còn hiệu lực

4.3. Nhập tab container và danh sách hàng

Hàng xuất đi container phải khai đủ số hiệu container khi đăng ký tờ khai, theo điểm k khoản 1 Điều 18 Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Tab danh sách hàng gồm các chỉ tiêu chính sau:

• Mô tả hàng hóa: Tên, thành phần, công dụng, model
• Mã HS: Đủ 8 số, xem cách tra cứu và áp mã HS
• Xuất xứ, số lượng, đơn vị tính: Khớp invoice, packing list, C/O
• Mã biểu thuế: Chọn thuế ưu đãi đặc biệt chỉ khi có chứng từ xuất xứ hợp lệ.

4.4. Khai trước IDA, EDA và đăng ký chính thức IDC, EDC

Sau khi nhập đủ các tab, người khai gửi bản khai trước để hệ thống trả số tiếp nhận và tự tính thuế.

Bước	Nhập khẩu	Xuất khẩu	Kết quả
Khai trước thông tin	IDA	EDA	Số tiếp nhận, thuế hệ thống tính
Gọi lại để sửa trước khi đăng ký	IDB	Nghiệp vụ gọi lại tương ứng	Chỉnh và gửi lại bản khai trước
Đăng ký chính thức	IDC	EDC	Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra

Chỉ đăng ký chính thức khi thuế, trị giá và tên hàng đã khớp chứng từ.

5. Xử lý tờ khai sau khi có kết quả phân luồng

Hình 5: Xử lý tờ khai hải quan sau phân luồng xanh, vàng, đỏ và thời hạn hải quan kiểm tra

Sau khi đăng ký, hệ thống trả mã phân loại kiểm tra 1, 2 hoặc 3, tương ứng luồng xanh, vàng, đỏ. Thời hạn kiểm tra theo Điều 23 Luật Hải quan.

Kết quả	Người khai cần làm	Thời hạn hải quan kiểm tra
Mã 1, luồng xanh	Nộp thuế hoặc có bảo lãnh	Không kiểm tra chi tiết
Mã 2, luồng vàng	Nộp chứng từ qua hệ thống	Chậm nhất 2 giờ làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ
Mã 3, luồng đỏ	Nộp chứng từ, xuất trình hàng	Chậm nhất 8 giờ làm việc, gia hạn tối đa 2 ngày

Chứng từ đã cấp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia thì không phải nộp lại.

Sau thông quan, xem hướng dẫn in mã vạch tờ khai để đưa hàng qua khu vực giám sát.

6. Khai bổ sung, hủy tờ khai và lỗi thường gặp

Các mốc dưới đây theo Điều 20, Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC.

6.1. Khai bổ sung trước và sau thông quan

Với tờ khai nhập khẩu, người khai gọi tờ khai bằng nghiệp vụ IDD rồi khai sửa bằng IDA01.

Thời điểm phát hiện sai	Khai bổ sung	Hệ quả
Trước khi có kết quả phân luồng	Được	Không thuộc diện xử lý như sau phân luồng
Sau phân luồng, trước thông quan	Được	Bị xử lý theo quy định
Trong 60 ngày từ ngày thông quan	Được, trừ nội dung giấy phép, kiểm tra chuyên ngành	Nộp thuế chênh lệch nếu có
Quá 60 ngày hoặc sau quyết định kiểm tra sau thông quan	Được	Bị xử lý nếu có vi phạm
Theo yêu cầu của hải quan	Trong 5 ngày làm việc	Quá hạn có thể bị ấn định thuế

6.2. Các trường hợp hủy tờ khai hải quan

Tờ khai mất giá trị khi quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà thuộc một trong ba trường hợp sau:

• Hàng chưa di chuyển: Hàng miễn kiểm tra thực tế nhưng chưa đến cửa khẩu nhập hoặc chưa vào khu vực giám sát
• Chưa nộp hồ sơ: Người khai chưa nộp hoặc xuất trình hồ sơ hải quan
• Chưa xuất trình hàng: Hàng phải kiểm tra thực tế nhưng chưa được xuất trình.

Người khai được đề nghị hủy khi hệ thống sự cố, hàng thực tế không xuất hoặc không nhập. Khai sai chỉ tiêu không được khai bổ sung cũng được đề nghị hủy. Hải quan xử lý đề nghị trong 8 giờ làm việc.

6.3. Lỗi thường gặp khi mở tờ khai và cách phòng tránh

Các lỗi dưới đây phát sinh ngay khi mở tờ khai.

Lỗi	Hậu quả	Cách phòng tránh
Dùng mã đơn vị hải quan, mã kho cũ	Hệ thống không tiếp nhận	Cập nhật danh mục trước khi khai
Sai mã loại hình, phương thức vận chuyển	Hủy tờ khai, khai lại	Chốt mục đích giao dịch trước khi khai
Chưa có giấy phép bắt buộc	Chưa đủ điều kiện thông quan	Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi booking
Khai sớm, hàng về trễ quá 15 ngày	Tờ khai hết giá trị	Đăng ký khi lịch tàu đã xác nhận

7. Mở tờ khai đúng hạn, hạn chế phát sinh lưu bãi cùng Everest Logistics

Everest Logistics (Everlog) cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan tại Cát Lái, Cái Mép, Tân Sơn Nhất. Chứng từ được kiểm tra trước khi mở tờ khai. Xem thêm các hình thức khai báo hải quan Everest hỗ trợ.

Nhiều lô hàng phát sinh phí lưu container vì tờ khai mở muộn hoặc phải hủy để khai lại, không phải vì kiểm hóa. Trước khi đăng ký, người khai nên soát ba chỉ tiêu: mã loại hình, số vận đơn và mã địa điểm lưu kho.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục hải quan, tra cứu mã HS hoặc nhận báo giá cước vận chuyển trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên của Everest Logistics để được hỗ trợ phương án tối ưu nhất.

7.1. Năng lực tuyến, đối tác hãng tàu/hãng bay và cam kết vận hành của Everest

Everest Logistics thành lập năm 2018, trụ sở tại TP.HCM. Công ty cung cấp vận tải biển FCL, LCL, hàng không và vận tải nội địa. Nhóm hải quan gồm khai báo trọn gói, tư vấn mã HS, xin C/O, giấy phép và tạm nhập tái xuất.

Everest rà soát chứng từ và báo trước rủi ro mã HS, giấy phép; quyết định thông quan thuộc cơ quan hải quan.

7.2. Quy trình tiếp nhận hồ sơ và báo giá minh bạch

Quy trình được thực hiện theo các bước chuẩn sau:

• Bước 1: Nhận chứng từ: Invoice, packing list, vận đơn hoặc booking
• Bước 2: Rà soát: Kiểm tra mã HS, giấy phép, hạn mở tờ khai
• Bước 3: Báo giá: Theo số tờ khai, số dòng hàng, loại hình
• Bước 4: Khai và theo dõi: Doanh nghiệp duyệt dữ liệu, Everest mở tờ khai và báo kết quả.

Yêu cầu báo giá gửi qua trang liên hệ.

7.3. Bảng phụ phí tham khảo và chính sách hỗ trợ doanh nghiệp XNK

Phí mở tờ khai hải quan gồm nhiều thành phần, báo giá theo từng lô.

Thành phần	Phát sinh khi	Cách xác định
Phí dịch vụ khai thuê	Tờ khai do đại lý thực hiện	Theo lô, số dòng hàng, loại hình
Lệ phí làm thủ tục hải quan	Mỗi tờ khai	Theo biểu phí hiện hành
Phí kiểm hóa, nâng hạ container	Tờ khai luồng đỏ	Theo biểu phí cảng, kho
Phí lưu container, lưu bãi	Hàng chậm thông quan	Theo hãng tàu, cảng

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Mở tờ khai cần những gì?

Cần tài khoản kết nối hệ thống, chữ ký số, phần mềm khai báo và bộ chứng từ thương mại. Hàng có điều kiện cần thêm giấy phép.

Ai được mở tờ khai hải quan?

Theo khoản 14 Điều 4 Luật Hải quan, gồm chủ hàng hóa, đại lý làm thủ tục hải quan và người được ủy quyền.

Khi nào phải mở tờ khai nhập khẩu?

Theo Điều 25 Luật Hải quan, khai trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong 30 ngày kể từ ngày hàng đến.

Tờ khai đã đăng ký nhưng hàng chưa về thì xử lý thế nào?

Tờ khai miễn kiểm tra thực tế quá 15 ngày mà hàng chưa đến cửa khẩu sẽ hết giá trị. Tờ khai đó bị hủy theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Phí mở tờ khai gồm những khoản nào?

Gồm phí dịch vụ khai thuê, lệ phí hải quan và khoản phát sinh theo luồng như kiểm hóa, lưu container.

Lưu ý: Luật số 11/2026/QH16 sửa đổi Luật Hải quan có hiệu lực từ 01/3/2027.