Thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới: chính sách, hồ sơ, quy trình và mã HS

Thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới về Việt Nam gồm bốn phần việc chính là kiểm tra chính sách, chuẩn bị hồ sơ, xác định mã HS và khai báo hải quan cho đến khi máy được thông quan. Bài viết hướng dẫn từng phần theo kinh nghiệm làm hàng thực tế của Everest Logistics, áp dụng cho cả máy nhập lẻ và dây chuyền sản xuất đồng bộ được tháo rời, giao làm nhiều chuyến, kèm các điểm khác biệt khi máy đã qua sử dụng hoặc khi doanh nghiệp xuất khẩu, tạm xuất máy ra nước ngoài.

1. Phân loại máy trước khi làm thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới

Máy móc và thiết bị công nghiệp là nhóm hàng được nhập khẩu thường xuyên để phục vụ sản xuất, xây dựng nhà máy và mở rộng dây chuyền công nghệ, chủ yếu từ Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan và Đức. Tùy mục đích sử dụng, doanh nghiệp còn cần phân biệt máy nhập để kinh doanh, máy nhập để tạo tài sản cố định của dự án và máy đưa vào theo loại hình tạm nhập, tái xuất hoặc tạm xuất, tái nhập, vì mỗi trường hợp có hồ sơ và chính sách thuế riêng.

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp cần phân loại máy móc theo hai nhóm tiêu chí sau:

• Tình trạng thiết bị: Phân biệt rõ giữa máy mới 100% và máy đã qua sử dụng, vì hai loại này áp dụng hai chính sách nhập khẩu khác nhau
• Quy mô kết cấu: Phân biệt giữa dây chuyền sản xuất đồng bộ, tức hệ thống nhiều máy móc liên kết với nhau, và máy móc nhập khẩu riêng lẻ, tức thiết bị hoạt động độc lập

Theo công dụng, máy móc nhập khẩu thường thuộc ba nhóm dưới đây, mỗi nhóm có một điểm cần lưu ý riêng khi làm hồ sơ:

Nhóm máy	Mặt hàng thường gặp	Điểm cần lưu ý
Máy công nghiệp và thiết bị sản xuất	Máy CNC, máy tiện, máy phay, máy ép thủy lực, máy ép và đùn nhựa, máy đóng gói, chiết rót, dán nhãn, máy cắt, máy hàn, máy dệt, máy may, máy ngành da giày, máy chế biến thực phẩm, máy in và máy sản xuất bao bì	Catalogue phải thể hiện chức năng chính để xác định mã HS
Máy và thiết bị điện, điện tử	Máy biến áp, tủ điện công nghiệp, bộ điều khiển PLC, màn hình HMI, thiết bị đo lường, cảm biến và máy sản xuất linh kiện điện tử	Một số thiết bị thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật riêng
Dây chuyền và hệ thống máy đồng bộ	Dây chuyền thực phẩm, nhựa, bao bì, gia công kim loại, lắp ráp linh kiện điện tử, hệ thống tự động hóa và robot công nghiệp	Cần tài liệu mô tả cấu hình, chức năng, công suất và danh mục thiết bị thành phần

Doanh nghiệp bắt buộc phải xác định chính xác tình trạng máy (mới hay cũ), năm sản xuất, model, hãng sản xuất, công suất và công dụng thực tế trước khi ký hợp đồng mua bán. Đây là thông tin quyết định đến việc hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không và áp dụng chính sách thuế như thế nào. Máy đã chạy thử sản xuất, hoặc có năm sản xuất trên nameplate (tấm nhãn kim loại gắn trên thân máy) không khớp với hợp đồng, có thể bị hải quan xem là hàng đã qua sử dụng và phải đáp ứng điều kiện của máy cũ. Chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng máy về cảng nhưng chưa đủ điều kiện thông quan, phát sinh phí lưu container, lưu bãi và chậm tiến độ lắp đặt tại nhà máy.

2. Chính sách nhập khẩu máy móc mới 100%, máy cũ và dây chuyền

• Đối với máy móc mới 100%: Máy được nhập khẩu bình thường theo các quy định thương mại hiện hành, ngoại trừ các mặt hàng thuộc diện cấm nhập khẩu, tạm ngừng hoặc hạn chế nhập khẩu theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP, hoặc phải chịu sự quản lý, kiểm tra chuyên ngành của bộ chủ quản. Ví dụ, thiết bị ngành in và thiết bị viễn thông trước đây thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, nay bộ này đã hợp nhất vào Bộ Khoa học và Công nghệ, riêng lĩnh vực in do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quản lý
• Đối với máy móc đã qua sử dụng: Doanh nghiệp phải kiểm tra và đáp ứng nghiêm ngặt các điều kiện nhập khẩu theo Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, văn bản áp dụng từ 05/9/2026 thay cho Quyết định 18/2019/QĐ-TTg. Máy phải chứng minh được tuổi thiết bị không quá 10 năm (một số nhóm máy cơ khí, chế biến gỗ, sản xuất giấy được nới lên 15 hoặc 20 năm) và được sản xuất phù hợp quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam hoặc tiêu chuẩn quốc gia, chi tiết trong bài thủ tục nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng
• Đối với dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng: Dây chuyền phải đáp ứng các điều kiện riêng cao hơn máy lẻ về công nghệ, công suất còn lại và hồ sơ giám định, trong đó công suất còn lại phải đạt từ 85% so với thiết kế và công nghệ không thuộc danh mục hạn chế hoặc cấm chuyển giao
• Kiểm tra chuyên ngành: Một số dòng máy móc, mới hoặc cũ, có thể thuộc diện kiểm tra chất lượng nhà nước, chứng nhận hợp quy, kiểm tra an toàn lao động, hiệu suất năng lượng hoặc yêu cầu về môi trường, tùy thuộc vào chức năng và lĩnh vực sử dụng thực tế

Với máy mới, doanh nghiệp cần kiểm tra lần lượt mã HS và thuế suất, chính sách quản lý chuyên ngành, yêu cầu kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận hợp quy, yêu cầu về an toàn, hiệu suất năng lượng, môi trường và điều kiện riêng của thiết bị có chức năng đặc biệt. Không phải mọi máy móc đều phải xin giấy phép nhập khẩu, vì chính sách cụ thể phụ thuộc vào bản chất, công dụng và mã HS của từng sản phẩm.

Thông tư 56/2026/TT-BKHCN điều chỉnh máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng thuộc Chương 84 và Chương 85, nhập khẩu để dùng cho sản xuất tại Việt Nam. Ngoài tuổi thiết bị, máy phải phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường, hoặc khi chưa có quy chuẩn thì đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam hay tiêu chuẩn của một nước G7, Hàn Quốc, và phải có giấy xác nhận của nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định. Không nên áp tiêu chí 10 năm cho mọi máy cũ, vì một số lĩnh vực có phụ lục tuổi riêng và một số trường hợp được xem xét theo cơ chế khác.

Thông tư cũng loại trừ một số trường hợp khỏi phạm vi điều chỉnh, như máy quá cảnh, trung chuyển, gửi kho ngoại quan, kinh doanh chuyển khẩu, tạm nhập tái xuất hoặc tạm xuất tái nhập theo quy định, máy phục vụ hợp đồng sửa chữa, bảo dưỡng với thương nhân nước ngoài, một số giao dịch trong khu chế xuất, khu phi thuế quan, máy nghiên cứu khoa học đáp ứng điều kiện và máy thuộc lĩnh vực đã có quy định chuyên ngành riêng. Không thuộc phạm vi Thông tư 56 không có nghĩa máy đương nhiên được nhập, vì doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra các chính sách chuyên ngành khác có liên quan.

Từ 01/7/2026, hàng hóa được xếp theo ba mức rủi ro thấp, trung bình và cao, và chỉ hàng rủi ro cao mới phải kiểm tra chất lượng trước khi thông quan. Với máy có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động, danh mục theo Thông tư 16/2026/TT-BNV xếp thang máy, thang cuốn vào nhóm rủi ro cao, còn nồi hơi, cần trục và xe nâng từ 1.000 kg chỉ cần công bố hợp quy trước khi đưa vào sử dụng. Cách tra mức rủi ro cho từng ngành hàng được hướng dẫn trong bài đăng ký kiểm tra chất lượng của Everest.

3. Hồ sơ nhập khẩu máy móc thiết bị cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ hải quan và chuyên ngành áp dụng cho máy móc thiết bị, lập theo Thông tư 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC, gồm tờ khai hải quan nhập khẩu và các chứng từ sau:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Thể hiện thông tin người bán, người mua, đơn giá và tổng trị giá, đặc biệt cần ghi rõ tên máy, thương hiệu và số model để đối chiếu chính xác
• Packing List (Phiếu đóng gói): Thể hiện chi tiết số lượng kiện, kích thước, trọng lượng và quy cách đóng gói, kể cả kiện nào chứa linh kiện rời của máy nào
• Sales Contract (Hợp đồng thương mại): Thể hiện rõ các điều kiện mua bán, điều kiện giao hàng Incoterms (bộ quy tắc phân chia trách nhiệm và chi phí giao hàng giữa người bán và người mua), phương thức thanh toán và các điều khoản bảo hành, kỹ thuật
• Bill of Lading hoặc Air Waybill (Vận đơn): Chứng từ vận tải đường biển hoặc vận đơn hàng không, thể hiện thông tin người gửi, người nhận, số container, số seal, cảng đi và cảng đến
• Catalogue: Tài liệu từ nhà sản xuất thể hiện cấu tạo, công dụng và hình ảnh cấu trúc tổng thể của máy, nên là catalogue đúng model nhập khẩu thay vì catalogue chung cho nhiều model
• Technical Specification (Thông số kỹ thuật): Tài liệu kỹ thuật đi kèm thể hiện rõ công suất, điện áp, tần số dòng điện, kích thước tổng thể, bản vẽ kỹ thuật và nguyên lý hoạt động của thiết bị
• C/O (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, dùng để đề nghị hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA), với mẫu C/O tùy nước xuất xứ như trong bài giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Hồ sơ máy đã qua sử dụng: Giấy xác nhận năm sản xuất và tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà sản xuất (áp dụng cho máy sản xuất tại các nước G7 hoặc Hàn Quốc) hoặc chứng thư giám định của tổ chức giám định được chỉ định, cùng tài liệu chứng minh tình trạng và thông số kỹ thuật của máy
• Giấy tờ chuyên ngành: Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước hoặc giấy phép nhập khẩu chuyên ngành, nếu thiết bị thuộc diện quản lý đặc biệt

Tùy trường hợp, hải quan có thể yêu cầu bổ sung tài liệu về trị giá, xuất xứ, cấu tạo và mục đích sử dụng của máy. Với máy đã qua sử dụng, doanh nghiệp còn có thể phải nộp bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy thác nếu nhập khẩu ủy thác, và cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch tiếng Việt của giấy xác nhận nhà sản xuất. Hồ sơ dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng phải thể hiện danh mục máy cấu thành, sơ đồ bố trí và quy trình công nghệ, nhà sản xuất, năm sản xuất, tình trạng, công suất, hiệu suất và chứng thư giám định, để chứng minh cấu hình và sự đồng bộ của dây chuyền.

Với máy móc, hải quan kiểm tra chủ yếu bằng cách đối chiếu thông tin kỹ thuật giữa các chứng từ, nên rủi ro thường không nằm ở việc thiếu giấy tờ mà ở việc các chứng từ mô tả cùng một máy theo những cách khác nhau. Lỗi hay gặp là hóa đơn ghi "machine parts" cho một máy hoàn chỉnh, tổng trọng lượng trên vận đơn lệch với phiếu đóng gói, hoặc mã HS trên C/O khác với mã khai tại Việt Nam.

4. Quy trình làm thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới qua 8 bước

4.1. Tiếp nhận thông tin hàng hóa

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp thu thập đầy đủ các dữ liệu của lô máy, bao gồm tên tiếng Việt và tiếng Anh của máy, model, hãng sản xuất, nước xuất xứ, năm sản xuất, tình trạng máy là mới 100% hay đã qua sử dụng, công dụng, catalogue và danh mục thiết bị đi kèm. Với máy đã qua sử dụng, điều kiện nhập khẩu cần được kiểm tra xong trước khi thanh toán và đặt lịch vận chuyển.

4.2. Kiểm tra chính sách nhập khẩu

Từ thông tin trên, doanh nghiệp rà soát danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, hạn chế nhập khẩu, diện phải xin giấy phép hoặc diện bắt buộc phải kiểm tra chất lượng chuyên ngành, như đã trình bày ở mục 2.

4.3. Xác định mã HS

Mã HS cho máy móc được phân tích và áp dựa trên công dụng, nguyên lý hoạt động và cấu tạo chi tiết của máy. Thủ tục nhập khẩu dây chuyền sản xuất đồng bộ về làm nhiều chuyến hoặc nhiều container tháo rời khác máy lẻ ở chỗ doanh nghiệp được chọn khai từng máy, hoặc áp cả tổ hợp về một mã HS chung của máy chính theo Chú giải 3, 4, 5 Phần XVI của Danh mục HS. Hai lựa chọn này được quy định tại Điều 7 Thông tư 85/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ 15/9/2026, và máy tháo rời do yêu cầu đóng gói, vận chuyển vẫn được phân loại như máy hoàn chỉnh.

4.4. Kiểm tra nghĩa vụ thuế

Doanh nghiệp xác định thuế suất thuế nhập khẩu theo mức MFN, tức mức ưu đãi áp cho hàng từ nước có quan hệ tối huệ quốc với Việt Nam, hoặc thuế suất ưu đãi đặc biệt theo FTA, cùng thuế giá trị gia tăng và khả năng giảm thuế bằng C/O. Thuế nhập khẩu máy móc phụ thuộc vào mã HS 8 số, xuất xứ và biểu thuế tại thời điểm đăng ký tờ khai, và được tính theo hai công thức sau:

• Thuế nhập khẩu: Bằng trị giá tính thuế nhập khẩu nhân thuế suất nhập khẩu, trong đó trị giá tính thuế xác định theo quy định về trị giá hải quan, có tính các khoản điều chỉnh liên quan
• Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Bằng trị giá tính thuế nhập khẩu cộng thuế nhập khẩu và các khoản thuế khác nếu có, rồi nhân thuế suất thuế GTGT của mặt hàng

Máy có thể được xét thuế ưu đãi đặc biệt theo ACFTA với hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ ASEAN – Trung Quốc, RCEP, VKFTA với hàng xuất xứ Hàn Quốc, EVFTA với hàng xuất xứ EU hoặc CPTPP, nhưng doanh nghiệp phải kiểm tra điều kiện xuất xứ và mẫu C/O tương ứng thay vì chỉ căn cứ vào nước xuất hàng. Nhiều máy sản xuất thuộc Chương 84 đã có thuế MFN 0%, nên C/O thường chỉ làm giảm thuế cho bộ phận đi kèm như băng tải, tủ điện. Thuế GTGT của máy móc sản xuất đang được giảm từ 10% xuống 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP đến hết ngày 31/12/2026, còn máy nhập để tạo tài sản cố định của dự án thuộc diện ưu đãi đầu tư có thể được miễn thuế nhập khẩu theo danh mục miễn thuế đã đăng ký. Doanh nghiệp nên xác định mã HS và thuế suất trước khi ký hợp đồng để chủ động tính tổng chi phí nhập khẩu.

4.5. Kiểm tra chứng từ

Doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị Invoice, Packing List, vận đơn, catalogue và tài liệu kỹ thuật, rồi kiểm tra tính chính xác và đồng nhất trên toàn bộ hồ sơ. Đối với dây chuyền đồng bộ, cần lập thêm Bảng kê danh mục máy móc, thiết bị và Sơ đồ quy trình công nghệ của toàn hệ thống. Khi khai theo tổ hợp hoặc nhập máy tháo rời về nhiều chuyến, Danh mục máy móc, thiết bị theo mẫu 01/ĐKDMTB/2025 cùng Phiếu theo dõi trừ lùi theo mẫu 02/PTDTL-DMTB/2025 phải nộp cho hải quan trước khi đăng ký tờ khai lô đầu tiên, và hải quan xác nhận trong 03 ngày làm việc, còn dây chuyền về trọn trong một chuyến thì không bắt buộc đăng ký Danh mục này.

4.6. Khai báo hải quan

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo điện tử để truyền tờ khai, theo dõi kết quả phân luồng tờ khai và nộp các khoản thuế theo quy định, theo trình tự chung của thủ tục hải quan nhập khẩu. Trước khi truyền, doanh nghiệp rà lại tên hàng, mã HS, xuất xứ, trị giá hải quan, số lượng, trọng lượng, chính sách thuế và số giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành trên tờ khai. Tờ khai luồng xanh được thông quan sau khi nộp thuế, luồng vàng phải kiểm tra hồ sơ, còn luồng đỏ phải kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.

4.7. Kiểm tra thực tế, kiểm tra chuyên ngành và giám định đồng bộ

• Kiểm tra thực tế hoặc lấy mẫu: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục lấy mẫu kiểm tra chất lượng, hoặc xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra thực tế khi tờ khai vào luồng đỏ tại bãi cảng. Máy cồng kềnh thường được kiểm tra bằng cách đối chiếu nameplate, số serial và cấu tạo với catalogue, nên doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn hình ảnh, tài liệu kỹ thuật, bảng kê chi tiết và ký mã hiệu từng kiện dẫn về đúng dòng trên phiếu đóng gói
• Giám định đồng bộ: Doanh nghiệp liên hệ cơ quan giám định độc lập được cấp phép để đăng ký giám định tính đồng bộ của dây chuyền thiết bị. Do máy móc cồng kềnh và ở dạng tháo rời, việc giám định đồng bộ thường được thực hiện tại kho, xưởng hoặc nhà máy của doanh nghiệp sau khi đưa hàng về và lắp ráp hoàn chỉnh, để chứng minh các chi tiết, linh kiện gắn kết với nhau thành một tổ hợp máy thống nhất

4.8. Thông quan và nhận hàng

Sau khi hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế và nộp kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng thư giám định đạt yêu cầu cho hải quan, lô máy được phê duyệt thông quan. Doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục nhận hàng tại văn phòng cảng hoặc kho hàng sân bay, thanh toán chi phí nội địa và vận chuyển máy móc về kho, nhà máy hoặc địa điểm lắp đặt, trong đó kiện vượt khổ container cần xe chuyên dùng và phương án chằng buộc riêng như trong bài vận chuyển hàng quá khổ.

5. Cách xác định mã HS máy móc thiết bị theo công dụng

Mã HS là căn cứ để xác định thuế nhập khẩu, thuế GTGT và chính sách quản lý đối với máy móc, và máy công nghiệp chủ yếu nằm trong Chương 84 và Chương 85 của Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam. Bảng dưới chỉ mang tính định hướng theo nhóm hàng, vì không thể dùng trực tiếp nhóm 4 số làm mã khai báo cho mọi loại máy:

Nhóm HS	Mô tả tham khảo
8401 – 8424	Nồi hơi, động cơ, bơm, máy nén, thiết bị xử lý nhiệt, máy lọc, máy đóng gói (8422) và một số thiết bị cơ khí khác
8425 – 8430	Máy nâng, cần trục, xe nâng, máy xúc, máy đào và thiết bị xây dựng
8431 – 8443	Bộ phận máy nâng và máy xây dựng, máy nông nghiệp, máy chế biến thực phẩm, máy làm giấy, máy in và thiết bị liên quan
8444 – 8453	Máy móc ngành dệt, may và da
8454 – 8468	Máy luyện kim, máy công cụ gia công kim loại, gỗ, đá và thiết bị liên quan
8471 – 8479	Máy xử lý dữ liệu, máy gia công cao su, nhựa (8477) và máy có chức năng riêng (8479)
8501 – 8504	Động cơ điện, máy phát điện và máy biến áp
8507 – 8548	Pin, ắc quy, thiết bị điện, linh kiện và các thiết bị điện khác

Để xác định mã HS máy móc thiết bị chính xác, doanh nghiệp nên tập hợp tên máy và model, nhà sản xuất và xuất xứ, catalogue, chức năng chính, nguyên lý hoạt động, công suất, điện áp, tình trạng mới hay cũ và cấu hình cùng danh sách thiết bị đi kèm, rồi áp dụng các nguyên tắc sau:

• Không tra mã theo tên gọi: Doanh nghiệp không nên dùng tên gọi thương mại tiếng Anh hoặc tiếng Việt thông thường để tra cứu mã HS, vì Chương 84 phân loại máy theo chức năng
• Xác định chức năng chính: Tìm hiểu kỹ công dụng, nguyên lý hoạt động và chức năng chính mang tính quyết định của máy để xác định mã HS
• Xác định tính chất đồng bộ: Làm rõ máy hoạt động đơn lẻ hay được thiết kế như một bộ phận, mô-đun cấu thành của một dây chuyền sản xuất lớn. Bộ điều khiển lập trình, robot và cảm biến đi rời khỏi máy chính có cách phân loại riêng, được hướng dẫn trong bài thủ tục nhập khẩu thiết bị tự động hóa
• Đối chiếu tài liệu kỹ thuật: Xem xét kỹ catalogue, hình ảnh thực tế, sơ đồ hoạt động và các thông số kỹ thuật để đối chiếu với chú giải chương, chú giải nhóm của Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS)
• Áp dụng quy tắc phân loại: Với máy tích hợp nhiều chức năng, máy đa năng hoặc máy nhập dạng tháo rời, cần áp dụng sáu Quy tắc tổng quát giải thích hệ thống mã HS để xác định chức năng chính, như phân tích trong bài HS code là gì

Ví dụ giả định với mặt hàng có tên trên invoice là "Máy đóng gói" (Packaging machine) cho thấy nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào tên gọi thì không thể áp mã chính xác. Cần làm rõ máy dùng để đóng gói sản phẩm gì và đóng gói theo cách nào. Máy chiết rót, đóng nắp chai đồ uống và cả máy dán nhãn chai, lon cùng thuộc mã 8422.30.00 với thuế MFN 0%, còn máy co màng, quấn màng hoặc máy đóng hộp carton độc lập thuộc phân nhóm 8422.40.00. Trong cùng nhóm 84.22, mức thuế có thể chênh lệch lớn, chẳng hạn máy rửa bát loại gia dụng mã 8422.11.00 chịu thuế MFN 20%, nên catalogue cần thể hiện rõ công suất và môi trường sử dụng công nghiệp của máy.

6. Những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới

• Không đặt máy cũ khi chưa kiểm tra điều kiện: Năm sản xuất, tiêu chuẩn kỹ thuật, công suất, hiệu suất và hồ sơ giám định phải được kiểm tra trước khi ký hợp đồng, vì máy còn chạy tốt không đồng nghĩa với việc đáp ứng điều kiện nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng
• Chuẩn bị đủ catalogue và thông số kỹ thuật: Tên thương mại của máy thường khác tên hàng dùng khi khai hải quan, nên catalogue, hình ảnh, thông số và chức năng thực tế là căn cứ để xác định mã HS và chính sách quản lý
• Không mặc định chỉ cần ba chứng từ: Một số máy thuộc diện kiểm tra chất lượng, an toàn điện, hiệu suất năng lượng hoặc an toàn lao động, nên không phải máy nào cũng thông quan chỉ với Invoice, Packing List và vận đơn
• Kiểm tra kỹ máy nhập dạng tháo rời: Máy đóng thành nhiều kiện cần danh sách chi tiết các bộ phận, mã model và sơ đồ lắp ráp, để chứng từ thương mại, thực tế hàng và nội dung khai báo không lệch nhau
• Chọn phương án vận chuyển từ trước: Máy thông thường đi container 20 feet hoặc 40 feet, hàng quá khổ đi container Flat Rack, hàng quá cao đi Open Top, máy rất lớn đi hàng rời, còn thiết bị nhỏ, giá trị cao hoặc cần gấp đi đường hàng không

Đặc điểm của từng loại container cho máy móc được so sánh trong bài các loại container thông dụng. Việc kiểm tra kích thước, trọng lượng và điểm nâng hạ trước khi đóng hàng giúp hạn chế phát sinh chi phí và rủi ro trong quá trình vận chuyển.

7. Thủ tục xuất khẩu và tạm xuất, tái nhập máy móc

Ngoài nhập khẩu, doanh nghiệp tại Việt Nam cũng thường phải đưa máy móc ra nước ngoài, khi bán máy sản xuất tại Việt Nam, thanh lý máy cũ, bán cho đối tác nước ngoài, tạm xuất để sửa chữa, bảo hành hoặc tạm xuất phục vụ triển lãm, dự án ở nước ngoài.

7.1. Thủ tục xuất khẩu máy móc từ Việt Nam

Hồ sơ xuất khẩu máy móc thường gồm tờ khai hải quan xuất khẩu, Commercial Invoice, Packing List, hợp đồng mua bán nếu có, chứng từ vận tải, catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật khi cần và giấy phép xuất khẩu hoặc chứng từ chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý. Thủ tục xuất khẩu máy móc đi qua sáu bước, gồm kiểm tra chính sách xuất khẩu và tình trạng pháp lý của máy, xác định mã HS và tên hàng, chuẩn bị Invoice, Packing List, khai báo hải quan, kiểm tra hàng nếu có yêu cầu, rồi thông quan và vận chuyển ra nước ngoài theo trình tự chung của thủ tục xuất khẩu. Với máy là tài sản cố định, tài sản thanh lý hoặc thuộc dự án đầu tư, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm hồ sơ sở hữu, nguồn gốc và các nghĩa vụ thuế, hải quan còn treo của máy đó.

7.2. Tạm xuất, tái nhập máy móc để sửa chữa, bảo hành

Khi máy gặp sự cố kỹ thuật cần gửi ra nước ngoài để sửa chữa, bảo dưỡng hoặc thay linh kiện, doanh nghiệp cần khai đúng loại hình tạm xuất và chuẩn bị hồ sơ thể hiện mục đích tạm xuất, gồm hợp đồng sửa chữa hoặc thỏa thuận bảo hành với nhà sản xuất, Invoice hoặc Proforma Invoice, danh sách máy kèm model và số serial, tờ khai tạm xuất, chứng từ vận tải và tài liệu xác nhận tình trạng thiết bị. Khi máy về lại Việt Nam, doanh nghiệp làm thủ tục tái nhập và chứng minh máy tái nhập đúng là máy đã tạm xuất, còn nếu máy được thay linh kiện, đổi cấu hình hoặc phát sinh chi phí sửa chữa ở nước ngoài thì cần kiểm tra cách khai trị giá và nghĩa vụ thuế tương ứng.

8. Dịch vụ làm thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới tại Everest Logistics

Xuất nhập khẩu máy móc đòi hỏi doanh nghiệp xử lý đồng thời chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, hồ sơ kỹ thuật, kiểm tra chuyên ngành và phương án vận chuyển. Everest Logistics, thành lập năm 2018 và có trụ sở tại TP.HCM, bắt đầu từ catalogue và bản nháp hóa đơn khi máy còn ở nhà máy người bán, rồi theo lô máy đến khi hoàn tất thủ tục hải quan và giao về xưởng, với các phần việc sau:

• Tư vấn chính sách và mã HS: Kiểm tra tên hàng, chức năng, thông số kỹ thuật, tư vấn mã HS, thuế suất tham khảo, chính sách nhập khẩu máy mới, máy đã qua sử dụng và hồ sơ cần chuẩn bị
• Khai báo hải quan nhập khẩu: Kiểm tra Invoice, Packing List, vận đơn, chọn cách khai cho dây chuyền về nhiều chuyến, khai tờ khai trong gói dịch vụ hải quan và phối hợp khi lô bị kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế
• Khai báo hải quan xuất khẩu: Kiểm tra thông tin hàng, tư vấn hồ sơ xuất khẩu, tạm xuất, khai tờ khai và phối hợp với hãng tàu, đơn vị vận chuyển để theo dõi tiến độ giao hàng
• Vận chuyển quốc tế và nội địa: Vận chuyển đường biển FCL, LCL, đường hàng không, máy quá khổ, quá tải và vận tải nội địa bằng xe chuyên dùng từ Cát Lái hoặc Cái Mép về nhà máy

Mỗi lô máy được kiểm tra catalogue, mã HS và chính sách trước khi triển khai, các khoản phí dịch vụ, phí vận chuyển và chi phí có thể phát sinh được báo rõ từ đầu, và chuyên viên phối hợp trực tiếp với nhà cung cấp, hãng tàu, đơn vị vận chuyển khi có vướng mắc. Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục hải quan, tra cứu mã HS hoặc nhận báo giá cước vận chuyển trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên của Everest Logistics để được hỗ trợ phương án tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nhập khẩu máy móc mới 100% có phải xin giấy phép nhập khẩu không?

Phần lớn máy sản xuất mới không cần giấy phép, vì không thuộc danh mục cấm hay nhập khẩu theo giấy phép của Nghị định 292/2026/NĐ-CP. Một số nhóm như thiết bị in hay thiết bị phát sóng vô tuyến vẫn có quản lý riêng, nên doanh nghiệp cần tra theo mã HS để biết máy có phải xin giấy phép, kiểm tra chất lượng hay chứng nhận hợp quy trước khi ký hợp đồng.

Máy mới nhưng sản xuất từ hai, ba năm trước có bị coi là máy cũ không?

Máy chưa qua sử dụng vẫn được khai là mới dù năm sản xuất sớm hơn năm nhập, miễn là nameplate, hóa đơn và hợp đồng thể hiện cùng một năm sản xuất. Nếu máy có dấu hiệu đã chạy sản xuất, hải quan có thể yêu cầu giám định tình trạng, và khi đó máy phải đáp ứng quy định về máy đã qua sử dụng của Thông tư 56/2026/TT-BKHCN.

Máy móc nhập từ Trung Quốc có được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi không?

Có thể, nếu máy đáp ứng quy tắc xuất xứ và có C/O mẫu E hoặc C/O RCEP hợp lệ, khi đó thuế được tính theo biểu thuế ưu đãi đặc biệt của hiệp định tương ứng. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra mã HS và chính sách quản lý tại Việt Nam như với máy từ các nước khác.

Có thể tạm xuất máy móc ra nước ngoài để sửa chữa rồi nhập lại không?

Có, doanh nghiệp khai tạm xuất theo loại hình phù hợp, nộp hợp đồng sửa chữa hoặc bảo hành và danh sách model, số serial để hải quan đối chiếu khi máy tái nhập. Phần linh kiện thay thế và chi phí sửa chữa ở nước ngoài cần được khai trị giá khi tái nhập để tính thuế đúng.

Có thể kiểm tra thực tế máy quá khổ tại nhà máy thay vì tại cảng không?

Có thể, nếu hải quan chấp thuận đưa hàng về kiểm tra tại địa điểm lắp đặt khi máy quá khổ, khó tháo dỡ hoặc dễ hư hỏng nếu mở kiện tại cảng. Doanh nghiệp cần đề nghị từ khi mở tờ khai và bảo đảm nguyên trạng niêm phong cho đến khi hải quan kiểm tra xong.