Thủ tục nhập khẩu hệ thống thiết bị tự động hóa vào Việt Nam: mã HS và hồ sơ

Thủ tục nhập khẩu hệ thống thiết bị tự động hóa vào Việt Nam cần được kiểm tra theo cấu hình, chức năng và tình trạng mới hoặc đã qua sử dụng của từng thiết bị, vì một hệ thống có thể gồm nhiều thiết bị với mã HS và chính sách khác nhau. Bài viết hướng dẫn chính sách nhập khẩu, nhóm mã HS và thuế tham khảo, bộ hồ sơ, quy trình 6 bước và những lưu ý khi làm thủ tục cho PLC, HMI, biến tần, servo, cảm biến, robot công nghiệp và tủ điều khiển.

1. Tổng quan về thủ tục nhập khẩu hệ thống thiết bị tự động hóa

Hệ thống thiết bị tự động hóa được sử dụng trong dây chuyền sản xuất, nhà máy công nghiệp, kho thông minh, hệ thống xử lý nước, hệ thống điện và nhiều lĩnh vực kỹ thuật khác. Một hệ thống tự động hóa có thể bao gồm các nhóm thiết bị sau:

• Bộ điều khiển và màn hình vận hành: PLC (Programmable Logic Controller), tức bộ điều khiển logic khả trình, và HMI (Human Machine Interface), tức màn hình giao tiếp giữa người vận hành và máy
• Thiết bị truyền động: Biến tần (Inverter/Frequency Converter) dùng để điều chỉnh tốc độ động cơ, cùng servo motor và servo drive, tức cặp động cơ và bộ điều khiển cho chuyển động chính xác
• Thiết bị đo và thao tác trên dây chuyền: Cảm biến công nghiệp để thu nhận tín hiệu và robot công nghiệp để gắp, đặt, hàn hoặc xếp hàng
• Thiết bị điện trong tủ: Tủ điện điều khiển, bộ nguồn, relay (rơ le) và các thiết bị đóng cắt, bảo vệ mạch điện
• Thiết bị kết nối và giám sát: Module I/O (module vào ra tín hiệu), thiết bị truyền thông, hệ thống SCADA (hệ thống giám sát, điều khiển và thu thập dữ liệu) và thiết bị giám sát

Do hệ thống có thể gồm nhiều thiết bị với chức năng và mã HS khác nhau, doanh nghiệp cần xác định rõ từng thành phần trước khi khai báo hải quan.

2. Chính sách nhập khẩu thiết bị tự động hóa mới và đã qua sử dụng

2.1. Thiết bị tự động hóa mới và các trường hợp phát sinh yêu cầu riêng

Phần lớn thiết bị tự động hóa mới được nhập khẩu theo thủ tục nhập khẩu hàng hóa thông thường nếu không thuộc danh mục hàng hóa quản lý chuyên ngành hoặc hạn chế nhập khẩu. PLC, biến tần, servo, rơ le và tủ điều khiển mới không có tên trong danh mục hàng cấm nhập khẩu hay hàng phải xin giấy phép theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP, văn bản thay Nghị định 69/2018/NĐ-CP về quản lý ngoại thương.

Tuy nhiên, một số thiết bị có thể phát sinh yêu cầu riêng như sau:

• Thiết bị điện thuộc danh mục phải kiểm tra an toàn điện: Theo Thông tư 36/2026/TT-BKHCN áp dụng từ 01/7/2026, mục an toàn điện chủ yếu liệt kê đồ điện gia dụng và không bao gồm thiết bị dùng nguồn điện 3 pha, nên tủ điều khiển, biến tần hay servo dùng trong nhà máy thường không phải kiểm tra trước khi thông quan. Riêng áptômát loại gia dụng có dòng danh định đến 63 A được xếp vào nhóm rủi ro cao từ 01/4/2027
• Thiết bị có chức năng phát, thu hoặc truyền tín hiệu vô tuyến: Thiết bị Wi-Fi, Bluetooth hoặc Zigbee có công suất bức xạ đẳng hướng tương đương (EIRP) dưới 60 mW nằm ngoài danh mục vô tuyến của Thông tư 36/2026, còn bộ phát Wi-Fi mã 8517.62.51 có EIRP từ 60 mW đến 200 mW ở băng 2,4 GHz, hoặc từ 60 mW trở lên ở băng 5 GHz, phải có thông báo kiểm tra đạt trước khi thông quan
• Thiết bị có tích hợp chức năng mật mã hoặc an toàn thông tin: Router hoặc gateway công nghiệp có chức năng mã hóa dữ liệu có thể thuộc diện sản phẩm mật mã dân sự, vốn có thủ tục cấp phép riêng
• Thiết bị thuộc danh mục sản phẩm phải kiểm tra hiệu suất năng lượng: Doanh nghiệp cần đối chiếu model và công suất với danh mục thiết bị phải kiểm tra hiệu suất năng lượng đang có hiệu lực tại thời điểm nhập khẩu
• Hàng hóa có chứa pin lithium hoặc vật liệu đặc biệt: Nhiều PLC và HMI có pin lithium nhỏ để giữ dữ liệu, còn robot di động có pin lithium-ion dung lượng lớn hơn, và khi đi hàng không, hàng có pin lắp trong thiết bị được nhận theo mã UN 3481 hoặc UN 3091 theo quy định pin lithium của IATA

Doanh nghiệp cần xác định model và tính năng thực tế để kiểm tra chính sách, đồng thời giữ datasheet, tức bảng thông số kỹ thuật của nhà sản xuất, ghi rõ điện áp và công dụng của từng thiết bị để giải trình khi được hỏi.

2.2. Hệ thống thiết bị tự động hóa đã qua sử dụng

Đối với hệ thống tự động hóa đã qua sử dụng, cần xác định hàng nhập khẩu là thiết bị rời hay dây chuyền công nghệ hoàn chỉnh. Nếu máy móc, thiết bị thuộc Chương 84 hoặc Chương 85 và nhập khẩu để sử dụng cho hoạt động sản xuất tại Việt Nam, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định hiện hành về nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng.

Văn bản đang áp dụng là Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, có hiệu lực từ 05/9/2026 và thay Quyết định 18/2019/QĐ-TTg. Tiêu chí chung có thể bao gồm tuổi thiết bị, tiêu chuẩn sản xuất, an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường, trong khi một số ngành có quy định riêng về tuổi thiết bị. Doanh nghiệp cần đối chiếu Thông tư 56/2026/TT-BKHCN cùng các văn bản chuyên ngành liên quan để xác định đúng điều kiện áp dụng.

Không nên mặc định mọi thiết bị tự động hóa cũ đều được nhập khẩu nếu tuổi máy dưới 10 năm, mà cần kiểm tra đầy đủ tiêu chí và trường hợp ngoại lệ. Điều kiện, hồ sơ giám định và các trường hợp ngoại lệ được trình bày chi tiết trong bài thủ tục nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng.

3. Mã HS thiết bị tự động hóa và thuế nhập khẩu

Mã HS phụ thuộc vào chức năng chính, cấu tạo và đặc điểm từng thiết bị, vì biểu thuế không có một nhóm riêng cho "thiết bị tự động hóa". Bảng dưới đây liệt kê một số nhóm HS tham khảo.

Nhóm HS	Thiết bị tham khảo
8537	Bảng, tủ, panel, bàn điều khiển hoặc phân phối điện
8536	Relay, công tắc, thiết bị đóng ngắt và bảo vệ mạch điện
8504	Bộ nguồn, biến áp, bộ biến đổi tĩnh và biến tần thuộc phạm vi nhóm
9032	Thiết bị điều chỉnh hoặc điều khiển tự động
9031	Một số thiết bị đo, kiểm tra và cảm biến
8479	Một số máy và thiết bị cơ khí có chức năng riêng biệt
8479.50	Robot công nghiệp thuộc phạm vi phân nhóm
8543	Máy và thiết bị điện có chức năng riêng, chưa được chi tiết ở nơi khác

Bảng trên chỉ mang tính định hướng, vì không phải mọi PLC, HMI, cảm biến hoặc biến tần đều có thể phân loại theo một mã HS chung. Khi nhập khẩu PLC, ranh giới giữa mã 8537.10.12, loại tủ, bảng điều khiển có trang bị bộ xử lý lập trình, và 8537.10.19, loại khác, quyết định mức thuế 5% hay 15%, còn servo motor đi theo nhóm 85.01 của động cơ điện. Khi nhập khẩu robot công nghiệp, phân nhóm 8479.50 dành cho robot chưa được chi tiết ở nơi khác, còn robot chuyên một chức năng như robot hàn được xem xét ở nhóm của chức năng đó. Với dòng khó phân loại như CPU PLC rời hay màn hình HMI, doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan hải quan xác định trước mã số theo Điều 28 Luật Hải quan 2014.

Đặc biệt, đối với hệ thống được nhập đồng bộ, cần xác định hàng có đáp ứng điều kiện phân loại như một tổ hợp máy hay phải khai báo riêng từng thiết bị. Tủ điều khiển đã lắp hoàn chỉnh, có PLC, rơ le, áptômát và bộ nguồn bên trong, được khai là một hàng hóa thuộc nhóm 85.37. Chú giải 4 Phần XVI chỉ cho phép phân loại cả tổ hợp vào một nhóm khi các máy cùng thực hiện một chức năng được xác định rõ, nên bộ thiết bị mua về để nâng cấp nhiều máy cũ thường phải tách từng dòng. Khi tổ hợp được nhập nhiều chuyến hoặc ở dạng tháo rời, doanh nghiệp đăng ký Danh mục trước thời điểm đăng ký tờ khai lô đầu tiên theo Thông tư 85/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ 15/9/2026.

Thuế nhập khẩu và VAT cần tra cứu theo mã HS chi tiết, xuất xứ và chính sách thuế tại thời điểm đăng ký tờ khai. Theo biểu thuế tra cứu ngày 04/11/2026, thuế nhập khẩu tủ điều khiển đến 1.000 V có PLC (8537.10.12) là 5% và loại khác (8537.10.19) là 15% khi không có C/O, trong khi biến tần 8504.40.40, rơ le 8536.49.90 và robot công nghiệp 8479.50.00 ở mức 0%. Thuế GTGT là 10%, được giảm còn 8% đến hết 31/12/2026 theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP với mặt hàng không thuộc danh sách loại trừ, nên kế toán cần tính theo từng dòng thay vì lấy một mức cho cả lô.

Ví dụ giả định sau cho thấy cách khai ảnh hưởng tới số thuế: một nhà máy ở TP.HCM nhập bộ thiết bị điều khiển cho dây chuyền chiết rót từ Đài Loan, trị giá CIF 50.000 USD, và invoice nháp chỉ ghi "Automation system, 1 set". Nếu khai cả bộ vào 8537.10.19, thuế nhập khẩu là 15%, tức 7.500 USD. Khi tách thành tủ điều khiển có PLC, biến tần, servo motor, màn hình HMI, rơ le và bộ điều khiển quá trình theo datasheet, tổng thuế còn 2.470 USD, thấp hơn 5.030 USD. Ngược lại, khai gộp cả bộ vào một mã 0% để giảm thuế có thể bị truy thu, tính tiền chậm nộp và xử phạt theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP khi kiểm tra sau thông quan phát hiện sai mã.

4. Hồ sơ trong thủ tục nhập khẩu hệ thống thiết bị tự động hóa

Hồ sơ cơ bản lập theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, đã được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC, gồm các chứng từ sau:

• Tờ khai và chứng từ thương mại: Tờ khai hải quan nhập khẩu, Commercial Invoice (hóa đơn thương mại), Packing List (phiếu đóng gói) và Sales Contract (hợp đồng mua bán)
• Chứng từ vận tải: Bill of Lading (vận đơn đường biển) hoặc Air Waybill (vận đơn hàng không) của lô hàng
• C/O nếu có: Giấy chứng nhận xuất xứ dùng để hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do, có ý nghĩa với dòng có thuế trên 0% như tủ điều khiển và servo motor
• Tài liệu kỹ thuật: Catalogue và Datasheet của từng thiết bị, kèm danh sách model, số lượng và thông số kỹ thuật
• Sơ đồ hệ thống hoặc sơ đồ nguyên lý: Cần khi nhập khẩu theo tổ hợp, để đối chiếu số lượng thiết bị trên Packing List với cấu hình thực tế
• Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành: Chuẩn bị nếu thiết bị thuộc diện áp dụng, chẳng hạn bộ phát Wi-Fi có công suất phát từ 60 mW trở lên
• Chứng thư giám định và hồ sơ máy móc cũ: Cần có khi thiết bị đã qua sử dụng thuộc trường hợp phải giám định theo Thông tư 56/2026/TT-BKHCN

Đối với hàng nhập khẩu đồng bộ, doanh nghiệp nên chuẩn bị bảng kê chi tiết từng bộ phận, chức năng và vị trí trong hệ thống.

5. Quy trình nhập khẩu hệ thống thiết bị tự động hóa qua 6 bước

5.1. Bước 1: Xác định cấu hình hệ thống

Lập danh sách PLC, HMI, biến tần, servo, cảm biến, robot, tủ điều khiển và các phụ kiện đi kèm, ghi rõ model và số lượng của từng thiết bị.

5.2. Bước 2: Kiểm tra chính sách nhập khẩu

Xác định hàng mới hay cũ, có thuộc diện kiểm tra chất lượng, quản lý vô tuyến hoặc quản lý chuyên ngành hay không.

5.3. Bước 3: Xác định mã HS

Phân loại theo từng thiết bị hoặc xem xét phân loại tổ hợp máy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật, kèm đăng ký Danh mục khi tổ hợp về nhiều chuyến.

5.4. Bước 4: Chuẩn bị chứng từ

Thu thập Invoice, Packing List, catalogue, datasheet, sơ đồ hệ thống, C/O và hồ sơ kỹ thuật, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp tách invoice theo model ngay từ bản nháp.

5.5. Bước 5: Khai báo hải quan

Khai báo mã HS, trị giá, xuất xứ và thông tin từng thiết bị trên hệ thống hải quan điện tử. Đối với hệ thống nhiều thành phần, doanh nghiệp cần mô tả rõ từng cấu phần trên tờ khai nhiều dòng.

5.6. Bước 6: Kiểm tra và thông quan

Doanh nghiệp thực hiện kiểm tra chuyên ngành nếu có, phối hợp kiểm tra hồ sơ khi tờ khai vào luồng vàng hoặc kiểm tra thực tế khi vào luồng đỏ, và hoàn thành nghĩa vụ thuế để thông quan. Lệ phí hải quan là 20.000 đồng cho mỗi tờ khai theo Thông tư 86/2025/TT-BTC, nên việc tách nhiều dòng trên cùng một tờ khai không làm tăng lệ phí.

6. Những lưu ý khi nhập khẩu thiết bị tự động hóa

• Không khai chung "Automation System": Không khai báo toàn bộ hệ thống bằng tên chung "Automation System" nếu thiếu thông tin cấu thành, vì hải quan dễ yêu cầu tách dòng hoặc tham vấn lại mã
• Kiểm tra từng model: Kiểm tra từng model và chức năng của thiết bị trên datasheet trước khi chốt mã HS và chính sách áp dụng
• Phân biệt tủ hoàn chỉnh với linh kiện rời: Tủ điều khiển đã lắp hoàn chỉnh khai một mã thuộc nhóm 85.37, còn linh kiện rời để lắp tủ tại Việt Nam thường khai theo mã riêng, như hướng dẫn trong bài thủ tục nhập khẩu linh kiện điện tử
• Thiết bị vô tuyến: Kiểm tra yêu cầu về thiết bị vô tuyến nếu có module Wi-Fi, Bluetooth, 4G hoặc truyền dẫn không dây, và khai gateway hoặc bộ phát Wi-Fi thành dòng riêng
• Máy cũ: Với máy cũ, kiểm tra tuổi máy, tiêu chuẩn và chứng thư giám định trước khi ký hợp đồng mua
• Đối chiếu số lượng: Đối chiếu số lượng thiết bị trên Packing List với sơ đồ và danh mục kỹ thuật để tránh sai lệch khi kiểm tra thực tế
• Pin và hàng nguy hiểm: Kiểm tra pin tích hợp và yêu cầu vận chuyển DG (Dangerous Goods, hàng nguy hiểm) nếu có, rồi khai đúng loại pin khi đặt chỗ hàng không để hàng không bị từ chối nhận

7. Dịch vụ nhập khẩu thiết bị tự động hóa tại Everest Logistics

Everest Logistics hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu hệ thống tự động hóa, thiết bị điều khiển và máy móc công nghiệp với các phần việc sau:

• Tư vấn chính sách: Tư vấn chính sách nhập khẩu thiết bị mới và đã qua sử dụng cho từng model trong hệ thống
• Mã HS và thuế: Hỗ trợ xác định mã HS và thuế của từng dòng, gồm cả việc so sánh mức thuế có và không có C/O
• Rà soát hồ sơ kỹ thuật: Rà soát catalogue, datasheet và cấu hình hệ thống khi hàng còn ở kho người bán
• Kiểm tra chuyên ngành: Hỗ trợ hồ sơ kiểm tra chuyên ngành khi cần, chẳng hạn với thiết bị có module vô tuyến công suất cao
• Khai báo hải quan: Khai báo hải quan và xử lý thông quan cho tờ khai nhiều dòng tại Cát Lái, Cái Mép hoặc Tân Sơn Nhất
• Vận chuyển: Vận chuyển quốc tế, vận chuyển hàng dự án và giao hàng đến tận nhà máy của doanh nghiệp

Everest Logistics chú trọng kiểm tra hồ sơ kỹ thuật trước khi hàng được vận chuyển, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro phân loại sai và phát sinh chi phí tại cảng. Khung chung về hồ sơ, kiểm tra và thuế của máy hoàn chỉnh có thể tham khảo thêm ở bài thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới.

Thủ tục nhập khẩu hệ thống thiết bị tự động hóa cần được kiểm tra theo cấu hình, chức năng và tình trạng mới hoặc đã qua sử dụng của từng thiết bị. Chuẩn bị đầy đủ catalogue, datasheet và danh mục cấu thành sẽ giúp doanh nghiệp xác định mã HS chính xác và hạn chế rủi ro khi thông quan.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục hải quan, tra cứu mã HS hoặc nhận báo giá cước vận chuyển trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên của Everest Logistics để được hỗ trợ phương án tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nhập khẩu PLC có cần giấy phép không?

PLC thông thường không mặc nhiên phải có giấy phép nhập khẩu riêng, vì PLC mới không thuộc danh mục phải xin giấy phép theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP. Tuy nhiên, cần kiểm tra model và chức năng thực tế, đặc biệt nếu thiết bị có tích hợp chức năng truyền thông vô tuyến hoặc thuộc danh mục quản lý chuyên ngành.

Nhập khẩu biến tần có cần kiểm tra chất lượng không?

Cần đối chiếu mã HS, chức năng, điện áp, công suất và danh mục quản lý chất lượng hiện hành, vì không phải mọi loại biến tần đều áp dụng cùng một thủ tục. Biến tần dùng nguồn điện 3 pha trong nhà máy không thuộc mục an toàn điện của Thông tư 36/2026/TT-BKHCN, còn thuế nhập khẩu mã 8504.40.40 là 0%.

Có thể nhập khẩu cả hệ thống tự động hóa bằng một mã HS không?

Chỉ có thể xem xét khi hệ thống đáp ứng điều kiện phân loại tổ hợp máy theo quy định, tức các máy cùng thực hiện một chức năng được xác định rõ. Nếu không, từng thiết bị cần được phân loại phù hợp theo datasheet của chính nó.

Tủ điều khiển nhập về đã lắp sẵn PLC khai mã nào?

Tủ, bảng điều khiển điện áp đến 1.000 V có trang bị bộ xử lý lập trình thường khai 8537.10.12 với thuế MFN 5%, còn loại không có bộ xử lý lập trình khai 8537.10.19 với 15%. Tủ trên 1.000 V thuộc phân nhóm 8537.20 và cần tra mã 8 số riêng.

Thiết bị tự động hóa đã qua sử dụng có được nhập khẩu không?

Có thể, trong trường hợp đáp ứng điều kiện pháp luật về máy móc, thiết bị đã qua sử dụng theo Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, áp dụng từ 05/9/2026. Doanh nghiệp cần kiểm tra tuổi thiết bị, tiêu chuẩn và hồ sơ giám định theo quy định áp dụng cho từng trường hợp.