Thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị đã qua sử dụng: điều kiện, hồ sơ, quy trình

Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng hiện được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi đầu tư nhà xưởng, mở rộng sản xuất hoặc thay thế dây chuyền hiện có, nhằm tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư. Từ ngày 05/9/2026, việc nhập khẩu nhóm hàng này thực hiện theo Thông tư 56/2026/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ, văn bản thay cho Quyết định 18/2019/QĐ-TTg mà nhiều hướng dẫn cũ vẫn còn dẫn.

Vậy thủ tục nhập khẩu máy móc, thiết bị cũ đã qua sử dụng cần lưu ý điều gì, hồ sơ cần chuẩn bị ra sao và máy bao nhiêu năm tuổi thì được phép nhập khẩu? Cùng Everest Logistics tìm hiểu các nội dung chính dưới đây.

1. Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng là gì

Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng là những máy móc, thiết bị đã được lắp ráp và vận hành hoạt động trước đó, được doanh nghiệp nhập khẩu vào Việt Nam để tiếp tục phục vụ hoạt động sản xuất. Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, máy được coi là đã qua sử dụng khi sau khi xuất xưởng đã được lắp ráp và vận hành, nên một máy chưa từng chạy sản xuất dù có năm sản xuất cũ vẫn có thể làm theo thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị mới.

Thông tư áp dụng cho máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng thuộc Chương 84, Chương 85, nhập khẩu để phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy công ty thương mại không thể nhập máy cũ về để bán lại, mà chỉ có thể nhập theo hợp đồng ủy thác của một doanh nghiệp sản xuất, kèm văn bản ủy thác trong hồ sơ.

2. Điều kiện nhập khẩu máy móc cũ: tuổi thiết bị và tiêu chuẩn sản xuất

• Tuổi thiết bị: Tuổi máy móc, thiết bị không vượt quá 10 năm theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 56/2026. Với máy móc, thiết bị thuộc một số lĩnh vực cụ thể, tuổi thiết bị được quy định chi tiết tại Phụ lục I của Thông tư, thay cho Phụ lục I Quyết định 18/2019/QĐ-TTg trước đây
• Được sản xuất theo tiêu chuẩn: Máy móc, thiết bị nhập khẩu phải được sản xuất phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia của Việt Nam, hoặc khi chưa có quy chuẩn thì phù hợp tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam hay tiêu chuẩn của một nước G7, Hàn Quốc về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường

Phụ lục I nới giới hạn tuổi cho ba lĩnh vực có máy bền, tuổi thọ dài, nên mã HS 4 số của máy không chỉ để tính thuế mà còn quyết định máy được phép bao nhiêu năm tuổi:

Lĩnh vực	Nhóm mã HS trong Phụ lục I	Tuổi tối đa
Máy móc, thiết bị không có tên trong Phụ lục I	Chương 84, 85	10 năm
Cơ khí: máy cán, máy đúc kim loại, máy gia công bằng laser hoặc tia lửa điện, trung tâm gia công, máy tiện, máy phay, máy mài, máy ép, máy dập kim loại	84.20, 84.54 đến 84.63, 84.79	20 năm
Chế biến gỗ: máy gia công gỗ, máy ép ván từ dăm, sợi gỗ	84.65, 84.79.30.00	20 năm
Chế biến gỗ: thiết bị dùng cho gỗ, bột giấy, giấy hoặc bìa	84.19.35	15 năm
Sản xuất giấy và bột giấy: máy và thiết bị cơ khí	84.39, 84.40, 84.41	20 năm

Cách tính tuổi thiết bị (X): Tuổi thiết bị nhập khẩu X bằng năm nhập khẩu trừ năm sản xuất, trong đó năm nhập khẩu là năm hàng về đến cửa khẩu Việt Nam và tuổi tính theo năm chứ không tính theo tháng.

Ví dụ giả định, thiết bị A được sản xuất tháng 01 năm 2015 và nhập khẩu về cảng Việt Nam tháng 12 năm 2016 thì X = 2016 - 2015 = 1 năm, chứ không phải 9 năm như một số bản hướng dẫn tính nhầm. Vì không tính theo tháng, một máy sản xuất tháng 11/2016 về Cát Lái tháng 12/2026 là 10 năm tuổi và còn đạt, nhưng nếu tàu trễ sang tháng 01/2027 thì máy đã 11 năm tuổi và không còn đạt mức chung.

Máy vượt giới hạn tuổi vẫn có thể được nhập theo Điều 10 nếu doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam cần máy để duy trì sản xuất, chứng minh công suất còn lại từ 85% so với thiết kế và được Bộ Khoa học và Công nghệ chấp thuận bằng văn bản. Với nhập khẩu dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng, Thông tư đặt thêm tiêu chí riêng về công suất còn lại, mức tiêu hao năng lượng và công nghệ không thuộc danh mục hạn chế hoặc cấm chuyển giao. Xe nâng hàng cũ cũng thuộc Chương 84 và đi theo cùng tiêu chí tuổi 10 năm, với cách khai cụ thể trong bài thủ tục nhập khẩu xe nâng tay.

3. Hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị đã qua sử dụng

Bộ hồ sơ nhập khẩu theo quy định của Luật Hải quan gồm phần chung như một lô hàng nhập thông thường, theo trình tự trong bài thủ tục hải quan nhập khẩu, gồm các chứng từ sau:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện tên máy, số lượng, đơn giá và trị giá hàng hóa
• Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa): Thể hiện số kiện, trọng lượng và quy cách đóng gói của từng máy
• Bill of Lading (Vận đơn): Chứng từ vận tải thể hiện thông tin lô hàng, số container và cảng đến
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Cần thiết để hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do, do cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp
• Tờ khai hải quan: Dùng để khai báo thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan qua hệ thống điện tử
• Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật: Dùng để xác định công dụng, model và thông số thiết bị
• Nameplate hoặc hồ sơ máy: Nameplate là tấm nhãn kim loại gắn trên thân máy, dùng để kiểm tra model, serial, năm sản xuất và nhà sản xuất
• Giấy tờ chuyên ngành: Cần khi máy thuộc nhóm hàng hóa có quy định quản lý riêng của bộ, ngành

Ngoài ra, theo Điều 9 Thông tư 56/2026, doanh nghiệp phải bổ sung các tài liệu chứng minh tuổi và tiêu chuẩn của máy:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Có đóng dấu của doanh nghiệp, nộp khi hải quan không khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu, và kèm văn bản ủy thác nếu nhập ủy thác
• Giấy xác nhận của nhà sản xuất: Bản chính xác nhận năm sản xuất và tiêu chuẩn sản xuất, đã hợp pháp hóa lãnh sự và kèm bản dịch tiếng Việt, chỉ áp dụng cho máy sản xuất tại các nước G7 hoặc Hàn Quốc
• Chứng thư giám định: Do tổ chức giám định được Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định cấp, bắt buộc với máy sản xuất ở nước khác hoặc khi hãng không cấp giấy xác nhận, và có thể dùng thay giấy xác nhận cho cả máy sản xuất tại G7, Hàn Quốc

Nước sản xuất là nước ghi trên nameplate, không phải nước của người bán hay nước của thương hiệu, nên một máy mang thương hiệu Nhật nhưng sản xuất tại Trung Quốc vẫn phải có chứng thư giám định. Doanh nghiệp nên xin ảnh nameplate trước khi ký hợp đồng để biết máy đi theo đường hồ sơ nào.

4. Quy trình 7 bước làm thủ tục nhập khẩu máy móc thiết bị đã qua sử dụng

4.1. Bước 1: Tiếp nhận thông tin và kiểm tra điều kiện nhập khẩu

Doanh nghiệp cung cấp cho Everest các thông tin như tên máy, model, năm sản xuất, công dụng, xuất xứ, thông số kỹ thuật và catalogue. Everest Logistics sẽ xác định máy có đáp ứng điều kiện nhập khẩu hay không, kiểm tra chính sách nhập khẩu, điều kiện về tuổi thiết bị và các yêu cầu quản lý chuyên ngành (nếu có), từ đó đưa ra phương án nhập khẩu cho doanh nghiệp.

4.2. Bước 2: Xác định mã HS và thuế

Dựa trên cấu tạo, catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật, Everest tiến hành xác định mã HS, thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (GTGT, hay VAT), giúp doanh nghiệp chủ động nắm và kiểm soát được chi phí nhập khẩu. Mã HS cũng là căn cứ để biết máy thuộc giới hạn tuổi 10, 15 hay 20 năm theo Phụ lục I.

4.3. Bước 3: Kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cung cấp các chứng từ như Invoice, Packing List, Bill of Lading, Catalogue và hồ sơ kỹ thuật của máy. Everest tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa các chứng từ và hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung, điều chỉnh nếu có sai lệch.

4.4. Bước 4: Khai báo hải quan

Khi hàng về Việt Nam, Everest Logistics thực hiện khai báo hải quan dựa trên thông tin hồ sơ đã có. Nội dung khai báo bao gồm tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ, tình trạng hàng hóa và các thông tin kỹ thuật cần thiết, trong đó mỗi dòng máy nên ghi kèm năm sản xuất và tình trạng đã qua sử dụng để hải quan đối chiếu với chứng thư.

4.5. Bước 5: Giám định máy móc

Trường hợp máy móc thuộc diện phải giám định, Everest Logistics hỗ trợ doanh nghiệp phối hợp với tổ chức giám định để thực hiện kiểm tra. Nội dung giám định liên quan đến năm sản xuất, tình trạng thiết bị, thông số kỹ thuật, công suất hoặc hiệu suất và các tiêu chí cần thiết khác. Sau khi có kết quả, chứng thư giám định được bổ sung vào hồ sơ để phục vụ quá trình kiểm tra và thông quan.

Chứng thư giám định máy móc có hiệu lực không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày máy về cửa khẩu Việt Nam, nên lịch giám định cần đặt sau khi đã có lịch tàu dự kiến. Khi máy đã về cảng mà chưa có chứng thư, doanh nghiệp có thể đưa hàng về bảo quản sau khi nộp văn bản đăng ký dịch vụ giám định, rồi nộp chứng thư trong vòng 30 ngày, và trong thời gian này máy chưa được đưa vào sản xuất.

4.6. Bước 6: Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa

Tùy kết quả phân luồng tờ khai xanh, vàng hoặc đỏ, cơ quan hải quan sẽ thông quan ngay, yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Everest theo dõi và phối hợp với doanh nghiệp để xử lý, giải trình và bổ sung hồ sơ cần thiết nếu cơ quan hải quan yêu cầu. Sau khi hoàn thành các yêu cầu về hồ sơ, kiểm tra và nghĩa vụ thuế, Everest thực hiện các bước cuối cùng để hoàn tất thủ tục thông quan.

4.7. Bước 7: Giao máy về kho, nhà máy của doanh nghiệp

Khi lô hàng được thông quan, doanh nghiệp tiến hành đưa máy về kho hoặc yêu cầu Everest hỗ trợ sắp xếp đội xe để vận chuyển máy móc từ cảng về nhà máy.

5. Thuế nhập khẩu máy móc cũ và cách tính

Thuế nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng không có một mức cố định mà phụ thuộc vào chính sách, mã HS, trị giá tính thuế và xuất xứ. Nếu hàng hóa đáp ứng điều kiện hưởng ưu đãi theo xuất xứ và có C/O hợp lệ, doanh nghiệp có thể được áp dụng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định. Phần lớn máy sản xuất thuộc Chương 84 đã có thuế MFN 0%, tức mức ưu đãi áp cho hàng từ nước có quan hệ tối huệ quốc với Việt Nam, nên khi đó C/O không làm thay đổi tiền thuế nhập khẩu.

Thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế × Thuế suất thuế nhập khẩu

Thuế GTGT được tính trên trị giá tính thuế cộng thuế nhập khẩu, theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, và máy móc sản xuất đang được giảm từ 10% xuống 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP đến hết ngày 31/12/2026. Vì máy cũ không có bảng giá niêm yết để đối chiếu, hóa đơn ghi giá quá thấp so với đời máy và tình trạng dễ bị hải quan kiểm tra trị giá. Everest Logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra mã HS, chính sách thuế và dự kiến các khoản chi phí liên quan trước khi tiến hành nhập khẩu, giúp doanh nghiệp chủ động hơn về ngân sách.

6. Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi nhập khẩu máy móc cũ

• Kiểm tra chính sách nhập khẩu trước khi quyết định mua máy: Đây là bước quan trọng nhất để tránh trường hợp máy đã mua nhưng không đáp ứng điều kiện nhập khẩu
• Kiểm tra chính xác năm sản xuất: Đối chiếu năm sản xuất giữa nameplate, catalogue, hồ sơ máy và các chứng từ liên quan, rồi tính tuổi theo tháng tàu dự kiến về cảng
• Kiểm tra mã HS và thuế suất trước khi mở tờ khai: Xác định mã HS dựa vào công dụng và cấu tạo của máy chứ không chỉ dựa vào tên thương mại, vì mã HS quyết định cả thuế suất lẫn giới hạn tuổi
• Kiểm tra kỹ tình trạng máy và hồ sơ khi cần giám định: Với nhiều trường hợp, chứng thư giám định là tài liệu bắt buộc trong quá trình làm thủ tục, nên tình trạng thực tế của máy phải khớp với hồ sơ
• Kiểm tra quy định chuyên ngành: Một số thiết bị chịu sự quản lý của các bộ, ngành hoặc quy định kỹ thuật riêng, chẳng hạn máy thuộc danh mục rủi ro cao theo hướng dẫn đăng ký kiểm tra chất lượng, hay máy xúc, máy đào cũ phải đăng kiểm như trong bài thủ tục nhập khẩu xe công trình
• Đảm bảo bộ hồ sơ thống nhất: Tên máy, model, serial, năm sản xuất, số lượng và thông số kỹ thuật phải giống nhau trên mọi chứng từ của lô hàng

7. Dịch vụ nhập khẩu máy móc cũ tại Everest Logistics

Việc nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng cần được kiểm tra chính sách ngay từ giai đoạn đầu tiên, và Everest Logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, tư vấn và thực hiện thủ tục hải quan cho đến khi máy về nhà máy. Các dịch vụ hỗ trợ gồm kiểm tra chính sách nhập khẩu máy móc cũ, tư vấn mã HS và thuế nhập khẩu, kiểm tra hồ sơ, catalogue và thông số kỹ thuật, hỗ trợ thủ tục giám định khi cần, khai báo và làm thủ tục hải quan, theo dõi quá trình thông quan và vận chuyển hàng từ cảng về kho hoặc nhà máy.

Doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu máy móc, thiết bị cũ có thể gửi tên máy, model, năm sản xuất và catalogue để Everest Logistics kiểm tra điều kiện nhập khẩu trước khi hàng về Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Máy móc, thiết bị đã sử dụng trên 10 năm có được nhập khẩu không?

Có thể, trong hai trường hợp: máy thuộc nhóm có giới hạn 15 hoặc 20 năm tại Phụ lục I Thông tư 56/2026, hoặc doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam chứng minh máy còn từ 85% công suất và được Bộ Khoa học và Công nghệ chấp thuận theo Điều 10. Doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách cụ thể trước khi mua, vì ngoài hai trường hợp này máy vượt giới hạn tuổi thông thường 10 năm không đủ điều kiện nhập khẩu.

Nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng có phải giám định không?

Tùy từng trường hợp. Máy sản xuất tại các nước G7 hoặc Hàn Quốc có giấy xác nhận của nhà sản xuất đã hợp pháp hóa lãnh sự thì không cần giám định, còn các trường hợp khác phải giám định và bổ sung chứng thư để phục vụ quá trình thông quan.

Hồ sơ nhập khẩu máy móc cũ gồm những gì?

Bộ hồ sơ cơ bản gồm Invoice, Packing List, Bill of Lading, tờ khai hải quan, catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật và các chứng từ liên quan đến máy. Ngoài ra doanh nghiệp cần giấy xác nhận của nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định, và tùy trường hợp có thể cần thêm C/O hoặc hồ sơ chuyên ngành.

Nhập khẩu máy móc cũ có chịu thuế không?

Có. Mức thuế nhập khẩu phụ thuộc vào mã HS, xuất xứ và chính sách thuế áp dụng tại thời điểm nhập khẩu, trong đó nhiều máy sản xuất Chương 84 có thuế MFN 0%. Ngoài ra doanh nghiệp cần tính thuế GTGT, hiện là 8% với máy móc sản xuất đến hết năm 2026, và các chi phí liên quan khác.

Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị làm thủ tục nhập khẩu máy móc cũ không?

Có. Doanh nghiệp có thể thuê Everest Logistics để được hỗ trợ từ khâu kiểm tra chính sách, tư vấn mã HS, kiểm tra hồ sơ, khai báo hải quan, phối hợp giám định đến khi hoàn tất thông quan và vận chuyển máy về nhà máy.