Thủ tục nhập khẩu phụ gia thực phẩm vào Việt Nam 2026: công bố, hồ sơ và thuế

Phụ gia thực phẩm là nhóm hàng được sử dụng phổ biến trong sản xuất, chế biến và bảo quản thực phẩm. Tuy nhiên, khi nhập khẩu vào Việt Nam, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời chính sách quản lý chuyên ngành, yêu cầu về công bố hoặc đăng ký sản phẩm, hồ sơ hải quan, nhãn hàng hóa và chính sách thuế. Vì vậy, việc xác định đúng loại phụ gia, mục đích sử dụng và mã HS ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạn chế phát sinh chi phí và thời gian thông quan.

1. Chính sách nhập khẩu phụ gia thực phẩm cần kiểm tra trước

Trước khi thực hiện thủ tục nhập khẩu phụ gia thực phẩm, doanh nghiệp cần xác định chính xác bản chất sản phẩm, thành phần, công dụng và đối tượng sử dụng. Tùy từng sản phẩm, cơ chế quản lý và yêu cầu hồ sơ có thể khác nhau, nên doanh nghiệp nên kiểm tra theo các bước sau:

• Tên và thành phần: Kiểm tra tên thương mại, tên thành phần và thành phần cấu tạo của sản phẩm, kèm chỉ số INS (mã số quốc tế của phụ gia) ghi trên bảng thông số kỹ thuật
• Công dụng và mục đích sử dụng: Xác định phụ gia là chất bảo quản, chất tạo màu, chất ổn định, chất tạo ngọt, chất điều chỉnh độ acid hay có công dụng khác, và hàng nhập để bán hay chỉ để nhà máy tự sản xuất
• Yêu cầu an toàn thực phẩm: Kiểm tra sản phẩm có thuộc diện áp dụng yêu cầu về an toàn thực phẩm, công bố hoặc đăng ký theo quy định hiện hành hay không, trong đó danh mục phụ gia được phép và mức sử dụng tối đa nằm ở Thông tư 24/2019/TT-BYT, đã được sửa đổi bởi Thông tư 17/2023/TT-BYT
• Mã HS: Xác định mã HS phù hợp để kiểm tra chính sách quản lý, thuế nhập khẩu và VAT của từng dòng hàng

Khung pháp lý về an toàn thực phẩm và cơ chế công bố sản phẩm có những nội dung được điều chỉnh trong giai đoạn 2025–2026. Nghị định 46/2026/NĐ-CP được ban hành để thay Nghị định 15/2018/NĐ-CP nhưng đã bị tạm ngưng hiệu lực theo Nghị quyết 15/2026/NQ-CP ngày 06/4/2026, nên hồ sơ công bố và kiểm tra hiện vẫn làm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Do đó, doanh nghiệp không nên mặc định mọi loại phụ gia thực phẩm đều áp dụng cùng một hình thức công bố, mà cần kiểm tra theo từng sản phẩm và quy định có hiệu lực tại thời điểm nhập khẩu.

Bản chất sản phẩm cũng cần được tách rõ ngay từ đầu, vì cùng một chất như axit citric hay natri benzoat có thể được bán dưới dạng phụ gia thực phẩm (food grade) hoặc hóa chất kỹ thuật (technical grade). Hàng đã nhập theo diện hóa chất không có bản tự công bố nên không được bán sang nhà máy thực phẩm, vì vậy cấp tiêu chuẩn ghi trên COA và bao bì cần khớp với mục đích sử dụng. Những yêu cầu dùng chung cho hàng thực phẩm được trình bày trong bài thủ tục nhập khẩu thực phẩm của Everest.

2. Thủ tục nhập khẩu phụ gia thực phẩm và công bố sản phẩm

2.1. Kiểm tra điều kiện trước khi nhập khẩu

Doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin sản phẩm trước khi đặt hàng, đặc biệt là thành phần, công dụng, tiêu chuẩn kỹ thuật và tài liệu của nhà sản xuất. Việc kiểm tra trước giúp xác định đúng yêu cầu quản lý và hạn chế tình trạng hàng về cảng nhưng hồ sơ chưa đáp ứng. Các tài liệu nên xin từ nhà sản xuất gồm:

• Product Specification hoặc Technical Data Sheet: Bảng thông số kỹ thuật ghi tên chất, chỉ số INS, cấp tiêu chuẩn và công dụng do nhà sản xuất công bố
• COA (Certificate of Analysis), nếu có: Phiếu phân tích chất lượng của lô hàng, thể hiện cấp tiêu chuẩn như food grade kèm tiêu chuẩn JECFA hoặc FCC
• SDS/MSDS: Bảng dữ liệu an toàn, cần với sản phẩm có tính chất hóa chất hoặc có yêu cầu an toàn riêng, chẳng hạn natri nitrit được xếp hàng nguy hiểm nhóm 5.1
• Thông tin thành phần và hàm lượng: Tỷ lệ phần trăm từng thành phần, nhất là với phụ gia hỗn hợp, để xác định hướng công bố và mã HS
• Nhãn gốc và hình ảnh bao bì: Dùng để đối chiếu với nội dung nhãn phụ tiếng Việt và bản công bố sản phẩm
• Thông tin nhà sản xuất và mục đích sử dụng: Tên, địa chỉ nhà máy, chứng nhận HACCP, ISO 22000 hoặc FSSC 22000 nếu có, và nhóm thực phẩm sẽ dùng phụ gia

2.2. Thực hiện công bố hoặc đăng ký theo quy định áp dụng

Tùy nhóm sản phẩm và quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục công bố hoặc đăng ký sản phẩm trước hoặc trong quá trình đưa sản phẩm ra thị trường. Nội dung và cơ quan tiếp nhận cần được xác định dựa trên bản chất sản phẩm, thành phần, mục đích sử dụng và quy định đang có hiệu lực. Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, phụ gia nhập khẩu thường rơi vào một trong ba trường hợp sau:

• Nhập chỉ để sản xuất nội bộ hoặc gia công xuất khẩu: Phụ gia được miễn tự công bố theo khoản 2 Điều 4 và miễn kiểm tra nhà nước theo khoản 7 Điều 13, nhưng không được bán ra thị trường trong nước
• Phụ gia có trong danh mục, dùng đúng đối tượng và nhập để bán: Doanh nghiệp tự công bố phụ gia thực phẩm với bản tự công bố theo Mẫu số 01 và phiếu kiểm nghiệm còn hạn 12 tháng, nộp cho cơ quan do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ định
• Phụ gia hỗn hợp có công dụng mới, ngoài danh mục hoặc dùng sai đối tượng: Doanh nghiệp đăng ký bản công bố tại Bộ Y tế, thời gian thẩm định là 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, và sau khi có Giấy tiếp nhận thì lô hàng được miễn kiểm tra tại cửa khẩu

Đây là bước doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi nhập khẩu số lượng lớn, bởi nếu xác định sai cơ chế quản lý, hàng có thể phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc phải bổ sung hồ sơ. Bản tự công bố còn là thành phần bắt buộc của hồ sơ đăng ký kiểm tra, nên doanh nghiệp không thể đợi hàng về rồi mới làm. Hồ sơ đăng ký, cơ quan tiếp nhận và mẫu bản công bố dùng chung cho nhiều nhóm sản phẩm được tổng hợp trong bài công bố thực phẩm của Everest.

2.3. Khai báo hải quan và thông quan

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan theo mã HS phù hợp, theo quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa thông thường. Cơ quan hải quan có thể kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ tùy trường hợp. Các bước chính gồm:

• Khai tờ khai nhập khẩu: Truyền tờ khai nhập khẩu theo mã HS đã xác định trên hệ thống hải quan điện tử
• Nộp chứng từ: Nộp hoặc đính kèm chứng từ theo yêu cầu của cơ quan hải quan khi tờ khai được phân luồng
• Nộp thuế: Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác của lô hàng
• Kiểm tra chuyên ngành: Phối hợp xử lý kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm nếu lô hàng thuộc diện áp dụng, theo phương thức kiểm tra giảm, kiểm tra thông thường hoặc kiểm tra chặt
• Thông quan: Hoàn tất thông quan và đưa hàng về kho của doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký kiểm tra gồm giấy đăng ký, bản tự công bố và bản sao phiếu đóng gói, nộp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia trước hoặc khi hàng về cửa khẩu. Kiểm tra giảm và kiểm tra thông thường chỉ kiểm tra hồ sơ trong 03 ngày làm việc, còn kiểm tra chặt có thêm lấy mẫu kiểm nghiệm trong 07 ngày làm việc.

3. Bộ chứng từ, hồ sơ nhập khẩu phụ gia thực phẩm

Một bộ hồ sơ nhập khẩu phụ gia thực phẩm cơ bản thường gồm các chứng từ sau:

• Chứng từ thương mại: Commercial Invoice, Packing List và Sales Contract hoặc Purchase Order, tùy trường hợp
• Chứng từ vận tải và tờ khai: Bill of Lading hoặc Air Waybill của lô hàng, cùng tờ khai hải quan nhập khẩu
• C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ, cần có nếu doanh nghiệp sử dụng để hưởng ưu đãi thuế theo xuất xứ
• Tài liệu kỹ thuật: Catalogue, Specification, COA hoặc tài liệu kỹ thuật khác khi cần kiểm tra sản phẩm
• Hồ sơ công bố hoặc đăng ký: Bản tự công bố, Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố hoặc tài liệu liên quan theo cơ chế quản lý áp dụng
• Nhãn: Nhãn hàng hóa hoặc nhãn gốc và nội dung nhãn phụ tiếng Việt theo quy định

Không phải mọi lô hàng đều cần đúng toàn bộ các tài liệu trên. Bộ hồ sơ thực tế phụ thuộc vào loại phụ gia, xuất xứ, phương thức vận chuyển, mã HS và yêu cầu quản lý tại thời điểm nhập khẩu.

4. Nhãn hàng hóa phụ gia thực phẩm theo quy định năm 2026

Nhãn hàng hóa là nội dung cần kiểm tra trước khi nhập khẩu. Khung quy định về nhãn hàng hóa hiện là Nghị định 37/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 23/01/2026 và thay thế Nghị định 43/2017/NĐ-CP cùng Nghị định 111/2021/NĐ-CP.

Tùy trường hợp, nhãn cần thể hiện các thông tin bắt buộc theo quy định, trong đó doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tên hàng hóa, thành phần hoặc thành phần định lượng, định lượng, thông tin tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm, xuất xứ và các nội dung liên quan khác theo tính chất sản phẩm. Riêng với thực phẩm nhập khẩu, khoản 2 Điều 24 Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu nhãn thể hiện tên, địa chỉ của nhà sản xuất và của tổ chức tự công bố hoặc đăng ký bản công bố.

Nếu hàng nhập khẩu có nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về nhãn phụ tiếng Việt trước khi đưa sản phẩm lưu thông tại Việt Nam. Nội dung nhãn phải thống nhất với hồ sơ sản phẩm và chứng từ nhập khẩu, vì sai lệch giữa nhãn phụ và bản tự công bố là lý do thường gặp khiến cơ quan kiểm tra yêu cầu bổ sung.

5. Thuế nhập khẩu phụ gia thực phẩm

Thuế nhập khẩu phụ gia thực phẩm không có một mức cố định cho tất cả sản phẩm. Mức thuế phụ thuộc vào mã HS, thành phần, tính chất sản phẩm, xuất xứ và việc lô hàng có đáp ứng điều kiện hưởng ưu đãi theo các FTA (hiệp định thương mại tự do) hay không.

• Thuế nhập khẩu ưu đãi: Xác định theo biểu thuế tương ứng với mã HS, áp dụng khi lô hàng không có C/O theo hiệp định
• Thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt: Có thể áp dụng nếu hàng hóa đáp ứng điều kiện về xuất xứ và chứng từ C/O theo hiệp định phù hợp
• VAT: Xác định theo chính sách VAT hiện hành và cách phân loại hàng hóa tại thời điểm nhập khẩu, hiện là 10% và được giảm còn 8% đến hết 31/12/2026 theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP với hàng không thuộc danh mục loại trừ

Mã HS phụ gia thực phẩm được xác định theo việc hàng là hợp chất riêng biệt hay hỗn hợp, vì biểu thuế không có nhóm riêng cho phụ gia. Theo biểu thuế tra cứu ngày 04/11/2026, axit citric (2918.14.00) và natri benzoat (2916.31.00) chịu thuế ưu đãi 5%, hương liệu thực phẩm không chứa cồn (3302.10.30) chịu 8%, còn hỗn hợp hóa chất với thực phẩm dùng để chế biến thực phẩm (2106.90.91) chịu 15%. Cách áp quy tắc phân loại cho các trường hợp khó hơn được giải thích ở bài HS code là gì.

Ví dụ giả định sau cho thấy C/O làm thay đổi số thuế ra sao: một lô từ Trung Quốc gồm axit citric và chất ổn định hỗn hợp, mỗi dòng trị giá 9.000 USD, quy đổi theo mức 26.000 đồng/USD thành 234.000.000 đồng mỗi dòng. Không có C/O, thuế nhập khẩu là 11.700.000 đồng cho axit citric và 35.100.000 đồng cho chất ổn định, tổng cộng 46.800.000 đồng. Với C/O RCEP, axit citric về 0% và chất ổn định còn 7,5%, tức 17.550.000 đồng, còn C/O mẫu E đưa thuế nhập khẩu của cả hai dòng về 0%.

Do chính sách thuế có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn, doanh nghiệp nên kiểm tra mã HS và mức thuế tại thời điểm mở tờ khai thay vì áp dụng một tỷ lệ cố định cho tất cả phụ gia thực phẩm.

6. Những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu phụ gia thực phẩm

• Không chỉ dựa vào tên thương mại: Không nên chỉ dựa vào tên thương mại để xác định mã HS, mà cần kiểm tra thành phần và công dụng của sản phẩm
• Kiểm tra công bố trước khi đặt hàng: Kiểm tra chính sách công bố hoặc đăng ký trước khi đặt hàng với số lượng lớn, nhất là với phụ gia hỗn hợp
• Đối chiếu chứng từ: Đối chiếu thông tin trên Invoice, Packing List, nhãn, COA và hồ sơ sản phẩm để tránh sai lệch
• Kiểm tra C/O từ đầu: Kiểm tra C/O ngay từ đầu nếu dự kiến hưởng thuế ưu đãi theo FTA, và ghi rõ loại C/O trong hợp đồng
• Hàng có tính chất đặc biệt: Đối với hàng có tính chất đặc biệt, cần kiểm tra thêm yêu cầu về an toàn, vận chuyển và bảo quản, kể cả việc khai hàng nguy hiểm theo SDS
• Dự toán chi phí phát sinh: Nên dự toán các khoản chi phí phát sinh như kiểm tra chuyên ngành, lưu kho, lưu bãi, kiểm hóa hoặc bổ sung hồ sơ nếu có

7. Dịch vụ nhập khẩu phụ gia thực phẩm tại Everest Logistics

Thủ tục nhập khẩu phụ gia thực phẩm có thể phát sinh nhiều bước kiểm tra liên quan đến sản phẩm, chứng từ, mã HS, công bố và hải quan. Everest Logistics cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu kiểm tra hồ sơ đến thông quan, giúp hạn chế rủi ro và tối ưu thời gian xử lý.

• Tư vấn kỹ càng, chính xác: Kiểm tra thông tin từng lô hàng, thành phần, công dụng, mã HS và tư vấn phương án thủ tục phù hợp
• Kiểm tra hồ sơ trước khi hàng về: Đối chiếu Invoice, Packing List, C/O, COA, nhãn và các tài liệu kỹ thuật liên quan
• Hỗ trợ thủ tục hải quan: Khai báo, xử lý hồ sơ và phối hợp với các bên liên quan trong quá trình thông quan
• Tư vấn chi phí minh bạch: Dự toán các khoản phí, thuế và chi phí dịch vụ để doanh nghiệp chủ động ngân sách
• Phản hồi nhanh: Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu và thông quan

Thủ tục nhập khẩu phụ gia thực phẩm vào Việt Nam năm 2026 cần được kiểm tra theo từng sản phẩm thay vì áp dụng một quy trình chung cho tất cả mặt hàng. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến chính sách quản lý chuyên ngành, công bố hoặc đăng ký sản phẩm, bộ hồ sơ, nhãn hàng hóa, mã HS và thuế.

Nếu được kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ ngay từ trước khi hàng về cảng, doanh nghiệp có thể hạn chế đáng kể rủi ro chậm thông quan và các chi phí phát sinh. Everest Logistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ, tư vấn phương án nhập khẩu và thực hiện thủ tục hải quan cho từng lô hàng.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục hải quan, tra cứu mã HS hoặc nhận báo giá cước vận chuyển trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên của Everest Logistics để được hỗ trợ phương án tối ưu nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nhập phụ gia về chỉ để nhà máy tự sản xuất có phải tự công bố không?

Không, khoản 2 Điều 4 Nghị định 15/2018 miễn tự công bố cho nguyên liệu nhập chỉ để sản xuất nội bộ hoặc gia công xuất khẩu, và khoản 7 Điều 13 miễn kiểm tra nhà nước cho trường hợp này. Đổi lại, phụ gia đó không được bán ra thị trường trong nước.

Phiếu kiểm nghiệm do phòng thí nghiệm nước ngoài cấp có dùng để tự công bố được không?

Được, nếu phòng thí nghiệm được công nhận phù hợp ISO 17025 và phiếu còn trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Phiếu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo khoản 3 Điều 5.

Đổi nhà sản xuất cho cùng một loại phụ gia có phải công bố lại không?

Có, vì khoản 4 Điều 5 Nghị định 15/2018 yêu cầu tự công bố lại khi sản phẩm thay đổi tên, xuất xứ hoặc thành phần cấu tạo. Những thay đổi khác chỉ cần gửi văn bản thông báo cho cơ quan đã tiếp nhận hồ sơ.

Nhập vài kilogram phụ gia làm mẫu thử có phải kiểm tra an toàn thực phẩm không?

Không, khoản 5 Điều 13 miễn kiểm tra cho mẫu thử nghiệm hoặc nghiên cứu với số lượng phù hợp mục đích và có xác nhận của doanh nghiệp. Mẫu vẫn phải khai đúng mã HS và nộp thuế nhập khẩu như hàng thường.

Nghị định 46/2026/NĐ-CP có thay đổi thủ tục nhập khẩu phụ gia đang áp dụng không?

Chưa, vì Nghị quyết 15/2026/NQ-CP ngày 06/4/2026 tạm ngưng hiệu lực của nghị định này cho đến khi Luật An toàn thực phẩm sửa đổi và văn bản hướng dẫn có hiệu lực. Trong thời gian đó, doanh nghiệp tiếp tục làm hồ sơ theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP.